Automação de Ações

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1. Objetivo

Este manual orienta o usuário a configurar e utilizar a tela Automação de Ações do ADVWIN+, funcionalidade disponibilizada na versão 4.3. Com ela, o próprio escritório monta regras que executam ações automaticamente sempre que um registro do módulo de pastas é criado ou alterado, sem necessidade de intervenção manual ou de solicitações de alteração via banco de dados.

O manual apresenta, nesta ordem, as permissões e configurações necessárias, o acesso à tela, a criação de uma automação (gatilho, condições e ações), a simulação e a ativação da regra e a consulta do histórico de execuções na tela Fila & Log.

2. Permissões e configurações necessárias

Antes de utilizar a funcionalidade, é necessário que o usuário tenha permissão de acesso à tela Automação de Ações no seu grupo de segurança. Sem essa liberação, a tela não pode ser acessada. Essa configuração deve ser realizada por um usuário administrador do sistema.

Como as automações alteram registros do sistema de forma automática, recomendamos que o acesso seja liberado apenas para os usuários responsáveis pela configuração das regras no escritório.

2.1. Etapa 1: Liberar a tela no grupo de segurança

1. No menu lateral, clique em Configurações (1).
2. Clique em Grupos de Segurança (2).

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

Será exibida a tela Grupos de Segurança, com a lista dos grupos cadastrados no escritório. Nela estão disponíveis:

1. Novo grupo (1): cadastra um novo grupo de segurança.
2. Barra de ferramentas (2): opções do grid, como filtros, atualização da lista, ajuste de colunas e exportação para Excel.
3. Filtrar (3): localiza um grupo digitando parte do seu nome.
4. Ações (4): o ícone de lápis abre o grupo para edição e o ícone de lixeira exclui o grupo.
5. Colunas do grid (5): as colunas Administrador, Herança, Correspondente e Perfil fazem referência aos campos do cadastro do grupo de segurança e mostram como cada grupo está configurado.

3. Localize o grupo que receberá a permissão. Se necessário, utilize o campo Filtrar (3) da coluna Nome.
4. Na coluna Ações, clique no ícone de lápis (4) do grupo para abri-lo.

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

Será aberta a tela de edição do grupo, composta por:

1. Unidade, Setor, Cliente e Utilizar Perfil (1): campos de configuração do grupo, utilizados para criar restrições. Nos campos Unidade, Setor e Cliente, o grupo pode ser vinculado a uma unidade, a um setor ou a um cliente específico. A opção Utilizar Perfil é mais uma forma de segmentar as permissões: os perfis são criados no sistema para liberar ao usuário, por exemplo, o acesso às funcionalidades do financeiro ou do jurídico, e um mesmo usuário pode ter vários perfis. Não é necessário alterar esses campos para liberar a Automação de Ações.
2. Pesquisa de módulos (2): localiza o módulo cujas permissões serão configuradas.
3. Módulo encontrado (3): resultado da pesquisa. Ao clicar nele, as permissões do módulo são exibidas.
4. Permissões do módulo (4): permissões do grupo no módulo selecionado. Cada permissão pode ser marcada como Não ou Permitido.
5. Salvar Grupo de Segurança (5): grava as alterações feitas no grupo.
6. Voltar (6): retorna à lista de grupos de segurança.

5. No campo de pesquisa de módulos (2), digite automação.
6. Clique em Automação de Ações (3).
7. Em Permissões do módulo (4), clique em Permitido nas permissões que o grupo deve ter:

1. Cadastrar: permite criar novas automações.
2. Editar: permite alterar as automações existentes.
3. Listar: permite acessar a tela e visualizar as automações cadastradas.
4. Excluir: permite excluir automações.

8. Ao finalizar, clique sempre em Salvar Grupo de Segurança (5). Sem esse clique, as permissões alteradas não são gravadas.

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2.2. Etapa 2: Conferir o vínculo do usuário ao grupo

1. No menu lateral, clique em Configurações (1).
2. Clique em Usuários (2).

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3. Localize o usuário e confira se ele está vinculado ao grupo de segurança liberado na Etapa 1. Caso não esteja, vincule-o ao grupo e salve.

Para que as alterações de permissão sejam aplicadas, pode ser necessário que o usuário saia do sistema e acesse novamente.

3. Acesso à tela Automação de Ações

Depois de conferir se o usuário está vinculado ao grupo de segurança, acesse a tela de Cadastros, onde fica a Automação de Ações.

1. No menu lateral, clique em Configurações (1).
2. Clique em Cadastros (2).

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Na tela de Cadastros, as tabelas do sistema são acessadas pelo menu lateral da própria tela.

3. No campo de pesquisa do MENU (1), digite Auto.
4. No resultado da pesquisa, clique em Automação de Ações (2).

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Será aberta a tela Automação de Ações, composta por:

1. Pesquisar (1): executa a pesquisa das automações.
2. Pesquisas salvas (2): permite selecionar uma pesquisa salva anteriormente.
3. Aba Automações (3): indica, entre parênteses, a quantidade de automações cadastradas.
4. + (4): abre a tela Nova Automação para cadastrar uma nova regra.
5. Atualizar (5): recarrega as informações do grid.
6. Relógio (6): abre a tela Fila & Log, com o histórico de execução das automações (ver título 5).
7. Área de agrupamento (7): arraste o cabeçalho de uma coluna para esta área para agrupar as automações por essa coluna.
8. Opções do grid (8): o ícone de setas opostas permite personalizar a tabela, reorganizando e escolhendo as colunas que serão exibidas, e o ícone XLSX exporta as informações do grid para uma planilha do Excel.
9. Pesquisa rápida (9): localiza uma automação digitando parte do seu nome, módulo ou evento.
10. Colunas e filtros (10): colunas Nome, Módulo e Evento. Cada coluna possui um campo de pesquisa (lupa) e um filtro (funil).
11. Automações cadastradas (11): cada linha corresponde a uma automação, com seu nome, módulo e evento. Para editar uma automação já cadastrada, dê dois cliques sobre a linha correspondente no grid.

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4. Criação de uma automação

Toda automação é formada por três partes, montadas na tela Nova Automação: o gatilho (Quando), que define em qual módulo e em qual evento a regra será disparada; a Condição, que define em quais situações a regra deve agir; e a Ação, que define o que o sistema fará quando a condição for verdadeira ou falsa.

4.1. Etapa 1: Definir o gatilho (Quando)

1. No grid da tela Automação de Ações, clique no botão + (verde).

Será aberta a tela Nova Automação. No lado esquerdo ficam os campos de configuração e, no lado direito, o fluxo visual da automação, montado conforme as informações são preenchidas:

1. Nome (1): nome que identifica a automação. Campo obrigatório.
2. Ativa (2): define se a automação está em funcionamento. Vem desmarcada ao criar uma nova automação.
3. Descrição (3): explicação do que a automação faz.
4. Módulo (4): módulo que dispara a automação. Campo obrigatório.
5. Evento (5): momento em que a automação é disparada. Campo obrigatório.
6. Recolher painel (6): oculta o painel de configuração para ampliar a área do fluxo.
7. Bloco Quando (7): resume o módulo e o evento que disparam a automação.
8. Bloco Condição (8): reúne as condições da automação. Ao clicar nele, é aberta a configuração das condições.
9. Caminho VERDADEIRO (9): o que acontece quando a condição é verdadeira. Os botões + AÇÃO e + CONDIÇÃO incluem uma ação ou uma nova condição.
10. Controles do fluxo (10): mostram o percentual de zoom e permitem ajustar o fluxo à tela, aumentar ou diminuir o zoom e centralizar o fluxo.
11. Simular (11): testa o comportamento da automação antes da ativação.
12. Cancelar (12): fecha a tela sem gravar as alterações.
13. Salvar (13): grava a automação.

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2. Preencha o campo Nome (1) com um nome que identifique facilmente a regra.
3. No campo Descrição (3), informe o que a automação faz. Essa informação ajuda os demais usuários a entender a finalidade da regra.
4. No campo Módulo (4), selecione o módulo que irá disparar a automação. Na lista (1), estão disponíveis:

1. Pasta: dados do cadastro da pasta.
2. Pasta - Distribuição: distribuições cadastradas na pasta.
3. Pasta - Movimentação: movimentações lançadas na pasta.
4. Pasta - Objeto: objetos cadastrados na pasta.

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5. No campo Evento (5), selecione na lista (1) em qual momento a automação será disparada:

1. Criado: a regra é executada quando um novo registro do módulo selecionado é incluído.
2. Alterado: a regra é executada quando um registro existente do módulo selecionado é modificado.

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

Quando a automação é configurada para os dois eventos, o grid exibe o evento como criado_alterado.

Mantenha a caixa Ativa (2) desmarcada enquanto estiver montando e testando a regra: dessa forma, nenhum registro é alterado antes que a configuração esteja concluída. A ativação é explicada na Etapa 5.

Para visualizar o fluxo em tela cheia, clique em Recolher painel (6). Para abrir o painel novamente, clique no ícone » (1).

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4.2. Etapa 2: Configurar as condições

Enquanto nenhuma condição é cadastrada, o Bloco Condição (8) exibe a mensagem sem condições — sempre Verdadeiro. Isso significa que a ação será executada em todos os registros do módulo que sofrerem o evento selecionado. Para restringir a automação a situações específicas, cadastre uma ou mais condições.

1. No fluxo visual, clique sobre o bloco Condição para abrir a configuração no painel à esquerda.
2. Na primeira linha, identificada como Se, selecione o Módulo (1) e o Campo (2) que serão verificados.
3. Selecione o Operador (3) da comparação, por exemplo: é igual a, não está vazio, entre outros.
4. Quando o operador exigir, informe o Valor (4) a ser comparado.
5. Para cadastrar mais de uma condição, clique em Adicionar linha e escolha, no conector (5), se a nova linha será combinada com a anterior por E (todas as condições precisam ser atendidas) ou por OU (basta uma delas ser atendida).

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Na tela de configuração da condição, estão disponíveis os seguintes elementos:

1. Módulo (1): módulo ou submódulo cujo campo será verificado, por exemplo: Pasta ou Pasta - Movimentação.
2. Campo (2): campo do módulo selecionado que será comparado, por exemplo: Movimentação, Setor ou Cliente - Pasta.
3. Operador (3): forma de comparação entre o campo e o valor, por exemplo: é igual a.
4. Valor (4): conteúdo que o campo deve ter para que a condição seja atendida. Conforme o campo, o valor é selecionado em uma lista ou digitado.
5. Conector (5): define como a linha se combina com a anterior: E ou OU.
6. Excluir linha (6): ícone de lixeira que remove a linha da condição.
7. Bloco Condição (7): no fluxo visual, resume a quantidade de condições cadastradas e de casos (caminhos).
8. Caminhos VERDADEIRO e FALSO (8): quando as condições são atendidas, a automação segue pelo caminho VERDADEIRO; quando não são, segue pelo caminho FALSO.

Para incluir uma nova linha de condição, clique em Adicionar linha (1), exibido ao final da lista de condições:

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Após cadastrar a condição, é possível configurar ações somente para o caminho verdadeiro, somente para o falso ou para os dois. Em cada caminho, os botões + AÇÃO e + CONDIÇÃO permitem incluir uma ação ou uma nova condição encadeada.

4.3. Etapa 3: Adicionar condições encadeadas (opcional)

Para situações com mais de uma regra, clique em + CONDIÇÃO dentro de um dos caminhos. A nova condição é exibida no fluxo e, no painel à esquerda, é identificada pelo número da etapa e pelo caminho em que foi incluída. Ela avalia uma ou mais condições combinadas por E/OU e, conforme o resultado, segue por um novo caminho Verdadeiro ou Falso, com suas próprias ações.

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Na tela da condição encadeada, estão disponíveis os seguintes elementos:

1. Identificação (1): número da etapa no fluxo e caminho em que a condição foi incluída, por exemplo: Ação 2 — Condição VERDADEIRO.
2. Ordenar e excluir (2): as setas alteram a posição da etapa no fluxo e a lixeira exclui a etapa.
3. Fonte (3): origem da informação que será verificada. Ao selecionar Agregação de outro módulo, a condição passa a considerar os registros de um submódulo.
4. Função, Módulo e Campo (4): definem o cálculo feito sobre o submódulo, por exemplo, contagem ou soma, além do módulo e do campo utilizados. As funções Existe e Não existe apenas verificam se há registro no submódulo, sem comparar valores.
5. Adicionar filtro (5): opcional, permite restringir os registros do submódulo considerados no cálculo.
6. Operador (6): forma de comparação do resultado, por exemplo: maior que.
7. Valor (7): valor com o qual o resultado será comparado.
8. Bloco da condição no fluxo (8): indica a condição encadeada, que ramifica em Verdadeiro e Falso.

4.4. Etapa 4: Adicionar as ações

1. No caminho desejado (VERDADEIRO ou FALSO), clique em + AÇÃO. Um bloco Nova ação é incluído no fluxo, com a indicação configure a ação.
2. Clique sobre o bloco Nova ação para abrir a configuração no painel à esquerda.
3. Selecione o Módulo destino (2), ou seja, o módulo cujo registro será alterado. Estão disponíveis na lista (1) os módulos GED, Pasta, Pasta - Distribuição, Pasta - Movimentação e Pasta - Objeto.

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

4. Selecione o Campo a atualizar (3). A lista (1) exibe os campos referentes ao módulo selecionado como destino: ao selecionar GED, são exibidos os campos do módulo de GED; ao selecionar Pasta, são exibidos os campos do módulo de pasta, e assim por diante.

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5. Selecione o Tipo de valor (4), que define de onde virá o valor gravado no campo. Estão disponíveis na lista (1) as opções: Valor fixo, em que o valor é informado na própria ação, e Campo do registro gatilho, em que o valor é obtido de um campo do registro que disparou a automação.

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

6. Após a configuração, o bloco passa a exibir o nome da ação e o módulo, por exemplo: Atualizar Possibilidade de Perda — Pasta.

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Na tela de configuração da ação, estão disponíveis os seguintes elementos:

1. Identificação (1): número da etapa no fluxo, tipo de ação e caminho em que ela foi incluída, por exemplo: Ação 5 — Atualizar campo VERDADEIRO.
2. Módulo destino (2): módulo do registro que será alterado pela automação.
3. Campo a atualizar (3): campo que receberá o novo valor. Os campos exibidos variam conforme o módulo destino selecionado.
4. Tipo de valor (4): origem do valor que será gravado no campo: Valor fixo ou Campo do registro gatilho.
5. Novas ações (5): blocos incluídos pelo botão + AÇÃO que ainda não foram configurados. Um mesmo caminho pode ter várias ações, executadas na ordem exibida no fluxo.

4.5. Etapa 5: Simular, salvar e ativar

1. Com o fluxo montado, clique em Simular (11) para verificar o comportamento da automação antes de ativá-la.
2. Confira o resultado da simulação. Caso ele não seja o esperado, revise o gatilho, as condições e as ações.
3. Clique em Salvar (13) para gravar a automação. Para descartar as alterações, clique em Cancelar (12).
4. Quando tiver certeza de que a regra está correta, abra a automação, marque a caixa Ativa (2) e clique em Salvar (13). A partir desse momento, a automação passa a ser executada automaticamente.

4.6. Exemplo de uso

A seguir, um exemplo de automação que atualiza informações do objeto da pasta sempre que o valor arbitrado for preenchido:

1. Nome: Soma de valores do objeto.
2. Módulo: Pasta - Objeto.
3. Evento: Alterado.
4. Condição: campo Valor arbitrado, operador não está vazio.
5. Ação no caminho VERDADEIRO: preencher o campo de destino com a soma dos valores do objeto.

Com essa regra ativa, sempre que um objeto for alterado e o valor arbitrado estiver preenchido, o sistema executa a soma automaticamente. Se o valor arbitrado estiver vazio, nenhuma ação é executada, pois não há ação configurada no caminho FALSO.

5. Fila & Log

A tela Fila & Log apresenta o histórico de processamento das automações: cada vez que uma automação é disparada, o registro entra na fila e o resultado do processamento fica disponível para consulta. Utilize essa tela para confirmar se uma automação foi executada ou para identificar o motivo de uma falha.

1. No grid da tela Automação de Ações, clique no ícone de relógio (6 na imagem da tela Automação de Ações).

Será aberta a tela Fila & Log, composta por:

1. Status (1): filtra os itens pela situação do processamento.
2. Automação (2): filtra os itens de uma automação específica.
3. Período (início) (3) e Período (fim) (4): filtram os itens pelo intervalo de datas.
4. Filtrar (5): aplica os filtros preenchidos.
5. Grid (6): lista os itens da fila, conforme a tabela abaixo.
6. Cancelar (7): fecha a tela.

2. Preencha os filtros desejados (1 a 4).
3. Clique em Filtrar (5).

Imagem ilustrativa e exemplificativa.

O grid da Fila & Log (6) apresenta as seguintes informações:

6. Observações importantes

1. Toda automação nova é criada inativa. Ela só é executada depois que a caixa Ativa for marcada e a automação for salva.
2. A automação só é disparada quando o evento selecionado acontece e as condições cadastradas são atendidas. Se uma automação não for executada, revise primeiro as condições e consulte a tela Fila & Log.
3. Sem condições cadastradas, a regra é sempre verdadeira e a ação é aplicada a todos os registros do módulo que sofrerem o evento.
4. Nesta versão, estão disponíveis o módulo Pasta e os submódulos Distribuição, Movimentação e Objeto. Módulos como Agenda ainda não estão disponíveis na Automação de Ações.
5. Utilize sempre a opção Simular antes de ativar uma automação, principalmente em regras que alteram valores.

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