Robô Ficha – Tempo

Modificado em Qua, 4 Mar na (o) 2:40 PM

1. O que é?

O Robô de Ficha Tempo é uma solução de automação que integra o WhatsApp ao ADVWIN+, permitindo o lançamento de horas diretamente pelo WhatsApp, por meio de mensagens de texto, áudios ou imagens. O Robô também realiza tradução automática em casos de lançamentos realizados em outros idiomas. No entanto, recomenda-se sempre revisar se a tradução corresponde corretamente ao tipo de serviço e à descrição pretendida.

Importante: embora o fluxo acima esteja apresentado em formato passo a passo para fins didáticos, a proposta principal do Robô de Ficha Tempo é que o usuário realize o lançamento enviando todas as informações de uma única vez, seja por mensagem de texto ou por áudio. Basta informar, na mesma mensagem, o número da pasta ou processo (ou cliente), o tipo de serviço, a quantidade de horas, a data (se diferente do dia atual) e a descrição da atividade. O Robô interpreta automaticamente os dados, organiza as informações e realiza o lançamento no ADVWIN+. O modo passo a passo também é reconhecido pelo sistema e pode ser utilizado caso o usuário prefira conduzir o envio das informações de forma sequencial.

2. Como lançar horas através do Robô

I. O primeiro passo para começar a utilizar o Robô de TimeSheet é adicionar o contato à sua lista, para iniciar a conversa.

- Número oficial ADVbot: (31) 93618-0991.

II. Passo 2: Iniciar a conversa.

Interface gráfica do usuário, Texto, Aplicativo, chat ou mensagem de texto
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1 Imagem - contato inicial

III. Passo 3: definir o tipo de busca. O Chatbot reconhece o Número da Pasta, Número do Processo, Cliente – ao escolher cliente ele pede para que fale código/descrição/outra parte ou número do processo. Considerando que um cliente pode possuir mais de uma pasta ou processo vinculado ao seu nome, o Robô solicitará confirmação antes de prosseguir com o lançamento. Para continuar com o lançamento da FT responda SIM e confirme se a pasta/processo está correta.

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2 Imagem - Indicando a pasta

IV. Passo 4: selecionar o tipo de serviço. Na lista, aparecerão os Tipo de Serviços cadastrados previamente na tabela de cadastro. Sendo assim, é importante destacar que as opções variam de acordo com as configurações realizadas pelo escritório.

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3 Imagem - seleção tipo de serviço

V. Passo 5: indicar as horas da ficha, após escolher o tipo de serviço, indique a quantidade de horas que será lançado na ficha.

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4 Imagem - lançando horas

VI. Passo 6: confirmação dos dados da ficha. A data da ficha será considerada como a data atual, caso não seja informada outra data.

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5 Imagem - Confirmação da Ficha

VII. Passo 7: inserir descrição da ficha.

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6 Imagem - descrição da ficha

VII. Passo 8: resumo da ficha e efetivação do lançamento.

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7 Imagem - resumo da ficha

VIII. Passo 9: confirmação do lançamento.

8 Imagem - número da ficha

3. Localizando a Ficha Tempo Criada
As fichas de tempo lançadas pelo Robô via WhatsApp podem ser localizadas diretamente no módulo de Ficha Tempo do ADVWIN+, onde ficam registradas para consulta, edição e conferência. Além disso, também é possível visualizá-las dentro da respectiva pasta, garantindo que o lançamento esteja corretamente vinculado ao cliente e ao caso correspondente.

Interface gráfica do usuário, Aplicativo
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4. Dúvidas

1. Posso enviar todas as informações em uma única mensagem?

Sim. Essa é, inclusive, a forma recomendada de uso. O usuário pode enviar, em uma única mensagem ou áudio, o número da pasta/processo (ou cliente), o tipo de serviço, a quantidade de horas, a data (se diferente do dia atual) e a descrição da atividade. O Robô interpreta automaticamente as informações e realiza o lançamento.

2. Também posso lançar as informações passo a passo?

Sim. O sistema também reconhece o envio sequencial das informações. Caso o usuário prefira, pode seguir o fluxo orientado pelo chatbot até a conclusão do lançamento.

3. Posso lançar horas por áudio?

Sim. O Robô converte o áudio em texto, interpreta as informações e realiza o lançamento normalmente. Recomenda-se falar de forma clara e objetiva para evitar inconsistências na transcrição.

4. O Robô reconhece lançamentos em outros idiomas?

Sim. O sistema realiza tradução automática quando identifica outro idioma. No entanto, é fundamental revisar se a tradução corresponde corretamente ao tipo de serviço e à descrição pretendida antes da confirmação final.

5. O que acontece se eu não informar a data da ficha?

Caso nenhuma data seja indicada, o sistema considerará automaticamente a data do envio como data do lançamento.

6. Posso alterar uma ficha após o lançamento?

Sim. Após criada, a ficha pode ser localizada no módulo de Ficha Tempo do ADVWIN+ ou dentro da pasta correspondente, onde poderá ser editada conforme as permissões do usuário.

7. O que acontece se eu informar um cliente que possui mais de um processo?

O Robô solicitará a confirmação da pasta ou processo correto antes de concluir o lançamento, garantindo que a ficha seja vinculada adequadamente.

8. E se o Robô não reconhecer alguma informação?

O sistema solicitará complementação ou confirmação dos dados antes de efetivar o lançamento. Recomenda-se revisar as informações enviadas e confirmar se estão corretas.

9. Como sei que a ficha foi criada com sucesso?

Ao final do processo, o Robô enviará uma mensagem de confirmação contendo o resumo das informações e o número da ficha gerada.

10. O Robô substitui completamente o lançamento manual no sistema?

Não. O lançamento manual no ADVWIN+ continua disponível. O Robô é uma alternativa que visa facilitar e agilizar o processo, especialmente para registros realizados fora do sistema.

11. Posso enviar uma imagem com o número do processo?

Sim. O Robô de Ficha Tempo realiza a leitura de imagens e é capaz de identificar o número do processo/pasta a partir do arquivo enviado. Após a extração da informação, o sistema dará continuidade ao fluxo de lançamento normalmente.

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