Gerador de Peças (BackOffice)

1. INTRODUÇÃO  
2. Objetivo do Manual 

Este manual tem como objetivo unificar o conhecimento do uso do modulo Gerador de Peças, apresentando as suas formas de configurações e utilização. 

2. Gerador de Peças 

O Gerador de Peças é uma ferramenta desenvolvida para facilitar o trabalho do advogado que produz e revisa peças. 

A ferramenta proporciona ao escritório a integridade de teses e formatação, evitando erros comuns como endereçamento incorreto da peça, a utilização de teses e jurisprudências antigas, bem como a formatação fora do padrão do escritório. 

Como o documento criado pelo Gerador de Peças é disponibilizado dentro do GED da Pasta, Prazo ou Agenda, o salvamento e controle das alterações é mais simples de ser realizado pelo usuário. 

A ferramenta é dividida em dois módulos: 2) elaboração da peça modelo, cujo acesso é recomendando que seja concedido apenas aos coordenadores, e 3) elaboração das peças caso a caso, a ser utilizado pelos advogados e estagiários da equipe. 

2. CONFIGURAÇÃO DA PEÇA 

1. Elaboração e gerenciamento da peça modelo 

Esta etapa deverá ser realizada por quem detém autonomia para criar e corrigir peças do escritório. 

No menu clicar em “Utilidades” e depois “I – Gerenciamento de peças”. 

Para elaborar uma peça modelo clicar em “Inserir”. 

Será aberto a tela para inserção das informações da nova peça:  

Defina a qual Unidade (1) e Setor (2) está peça estará relacionada, o Grupo (3) a qual ela participa e uma Descrição da peça (4), após clique em Gravar. 

O campo Unidade (1) e Setor (2) tem caráter restritivo está peça irá aparecer em pastas que estejam vinculadas a unidade e setor informados.  

Definido o nome da peça deve-se inserir, na aba Peça, o Documento Base (folha em branco, normalmente com o timbre do escritório no cabeçalho e endereço no rodapé). 

Ao clicar em Documento Base será aberto o GED para inserção do documento. 

Efetue os procedimentos de inserção do documento no GED ¹. 

Após a inserção do Documento Base, clicar na aba Estrutura da Peça para inserir as Seções e Itens das Seções referentes à peça que está sendo elaborada.
O botão Nova Seção será utilizado para criar os tópicos da peça. Já o botão Novo item na seção será utilizado para inserir os subitens de cada tópico. 

1. Inserir nova seção 

Clicar no botão Nova Seção, dar o nome e gravar. 

2. Inserir novo item na seção 

Para inserir o item na seção clicar em Novo item na seção, inserir:  

1 - Descrição do item – obrigatório; 

2 - Informar se este tópico e específico de um setor de custo ou não –facultativo; 

3 - Se está vinculado a um objeto ou não – facultativo; (vide OBS abaixo) 

4 - Se é um item padrão da peça, ou seja, se ele deverá aparecer em todas as peças que serão elaboradas a partir deste modelo ou não – facultativo. 

5 - É possível inserir mais de um objeto para a mesma tese. 

Após a inserção dos dados clicar em Gravar. 

OBS: No que tange à inserção de objeto, necessário destacar que a pasta, na aba Objeto, deve estar devidamente preenchida para que esta função seja eficaz, visto que o sistema fará uma leitura dos objetos cadastrados na pasta com os objetos inseridos na peça modelo. O intuito deste recurso é evitar que se insira na peça tópicos de objetos não abordados no processo e que, também, não tenha ausência de tópico. 

Para inserir o documento correspondente ao item, selecione o item desejado e clicar em Adicionar/Editar DOC e anexar ao GED a(s) parte(s) referente(s) àquele item. 

Repetir esta operação até que todas as Seções e Itens estejam todos cadastrados e com os seus respectivos anexos. 

2. Acelerando o processo de criação da peça 

Para acelerar o processo de criação da peça há duas maneiras: 

1. Para a peça iniciada do “zero”, sem nenhuma peça semelhante: 

Inserir a Seção e o primeiro Item da Seção. 

Selecione o item criado e clique em Adicionar/Editar DOC.  

Aberto o GED clique em Inserir Arquivos, marcar Fazer Check-in Automático, arrastar todos os arquivos que estarão na Seção, por fim, clicar em Inserir Dados. 

Esta ação permitirá criar vários Itens das Seções de uma só vez. Após finalizado o processo de check-in dos documentos no GED, clicar em OK ou Fechar. 

Todos os Itens da Seção foram criados em lote, as alterações pontuais, como determinar que um Item é Padrão ou não, clique em Edita Item na Seção para os ajustes. 

2. Peça iniciada a partir de outra já existente 

O intuito desta ferramenta é elaborar uma peça modelo a partir de outra já existente, copiando todas as Seções, Itens das Seções e seus respectivos Documentos. 

Selecione a peça que deseja copiar e clique em Clonar Outra Peça. 

Escolha a peça inteira no botão Clonar toda a peça ou apenas alguma seção/item, selecione a Seção/Item e após clique no botão Clonar Seção/Item. 

Clonar toda a peça: 

Todas as Seções e Itens da peça “Inicial” foi clonada para a peça “Inicial – Cliente X”. 

Clonar seção/item: 

Apenas a Seção/Item da peça “Inicial” foi clonada para a peça “Inicial – Cliente X”. 

3. Inserindo lista de campos 

A lista de campos auxilia o usuário na inserção de dados que mudam de processo para processo, como por exemplo, nome das partes, comarca, vara, UF e etc. 

Como exemplo, tem-se a inserção destes dados no preâmbulo da peça. Para tanto, clicar em Lista de Campos, escolhe o campo, Copia selecionados p/ área Transferência, ou aperte ctrl+c e cola, aperte ctrl+v, no local da peça correspondente àquele campo. Há a possibilidade de selecionar vários campos de uma só vez utilizando a tecla ctrl. 

A fração da peça deverá ser salva no GED com os Campos, conforme exemplo abaixo. 

3. ELABORAÇÃO DA PEÇA PELO ADVOGADO 

A segunda etapa consiste na elaboração da peça pelo advogado/estagiário responsável. 

Acessando no menu “Movimentação”, “6 Controle de Pastas/processos” depois “Modulo Contencioso”.  

Localize a pasta que deseja gerar a peça baseada em um modelo, na aba “Movimentação” clique em “Criar Peça”.  

Nomear a peça no campo Nome do arquivo e clicar em Gerador de Peças. 

Para selecionar a peça utilizar a tela de Pesquisa, insira pelo menos um dos filtros para diminuir o número de peças que aparecerão no grid e clique em Procurar. 

Há duas possibilidades para a elaboração da peça, Gerar Peça Padrão ou Personalizar Peça. 

Na Peça Padrão o sistema irá ler todos os itens das seções que foram designados como Padrão e elaborará a peça automaticamente (relacionando-a com os objetos também). 

Com relação à Peça Personalizada, o usuário poderá inserir todas as Seções e todos os Itens disponíveis para o modelo de peça em questão. 

Botão que seleciona um Item, ou toda uma Seção, da Estrutura Padrão e inclui na Estrutura Personalizada. 

         Retorna a Peça Padrão 

         Marca todas as Seções e Itens da Estrutura Padrão e inclui na Estrutura Personalizada 

        Retira todas as Seções e Itens da Estrutura Personalizada para iniciar novamente a elaboração da peça 

             Retira apenas um Item da Estrutura Personalizada          

     Altera a ordem dos Itens dentro das Seções 

Após clicar em Gerar Peça, depois Gerar Peça Personaliza? Sim. 

Clicar em OK. A peça pronta em Word aparecerá na tela para o usuário finalizar a edição e após, clicar em Check-in. 

Assim está finalizado a geração da peça no sistema.  

Também é possível elaborar a peça através do GED da Pasta ou do GED do Prazo, bastando clicar no botão correspondente, seguido do botão “Criar Doc”, dando o nome ao documento e depois clicando no botão “Gerador de Peças”. 

A elaboração da peça através do GED da Agenda é mais recomenda, pois facilita o fluxo de trabalho do escritório. 

4. DISPONIBILIZAR DOCUMENTO PADRÃO 

Outra funcionalidade importante que o sistema fornece é a possibilidade de o escritório disponibilizar alguns documentos que devem, também, seguir um padrão, como, por exemplo, carta de preposição, procuração, substabelecimento etc. 

Após inserir o documento no GED² de algum registro do sistema e efetuar o check-in clique com o botão direito do mouse no documento que será o modelo e escolher a opção Usar Documento Como modelo para novos. 

Para ter acesso ao documento modelo o usuário deverá entrar em qualquer pasta e clicar do lado direito da tela em Criar Doc. 

Escolha o nome do arquivo, selecione o arquivo modelo e clique em Criar. Após as alterações necessárias salvar e Check-in. 

Esta opção não possibilita a inclusão de variáveis do sistema (Lista de Campos- ver item 2.3), mas é possível editar o documento após abri-lo no Word. 

5. AVISO LEGAL 

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