Manuais e contratos (BackOffice)

1. Aba Dados.

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A aba Dados da tela de contratos tem a finalidade de fornecer as informações básicas, funciona como a capa do contrato.

Campo 1: O número do contrato é único, cada contrato possui seu próprio número.

Campo 2: Campo que informa com quem é feito o contrato, se é com cliente ou fornecedor.

Campo 3: Campo que informa o tipo do contrato, se é por hora, serviço, etc. Este campo é meramente informativo e não altera o funcionamento do contrato.

Campo 4: Campo que informa o status do contrato. O contrato só irá funcionar, gerar faturamento, caso seu status esteja “Em Vigência”.

Campo 5: Informações referente ao cliente daquele contrato, como cnpj, razão social e conta identificadora. Caso a conta identificadora seja informada, o sistema faz a validação primeiramente verificando a conta identificadora da pasta com o contrato, independente se ele é master ou não (Contrato máster é campo 19 desse manual, será descrito posteriormente).

Campo 6: Data de início do contrato.

Campo 7: Data que marca o fim do contrato.

Campo 8: Data de assinatura original do contrato.

Campo 9: Quem é o contato no cliente referente a este contrato.

Campo 10: Unidade do contrato.

Campo 11: Quem é o responsável internamente no escritório por aquele contrato.

Campo 12: Campo para informar se algum advogado do escritório deve ficar em copia ao serem gerados os prazos de renovação deste contrato.

Campo 13: Quem foi o responsável pela captação do contrato

Campo 14: Informação sobre o tempo de vigência do contrato.

Campo 15: Informar como será a renovação desse contrato, campo meramente informativo, não gera nenhuma ação automática no contrato. Ao lado, informamos tempo que será gerado o prazo avisando do fim do contrato para os advogados informados nos campos 11 e 12.

Campo 16: Moeda daquele contrato

Campo 17: Campo que gera prazo referente a reajuste de valores do contrato.

Campo 18: Campo meramente informativo usado para realizar algum tipo de classificação daquele contrato, e informar se outros clientes (aba 1) ou fornecedores (aba 2) fazem parte ou tem interesse nesse contrato (Este campo é meramente informativo, os clientes ou fornecedores informados aí não faturam utilizando este contrato).

Campo 19: Aqui é informado se o contrato é máster ou não. Quando o contrato é máster, ele não precisa ser associado à pasta para que o cliente o utilize para faturamento. Todas as pastas abertas sem contrato vinculado, automaticamente utilizam o contrato máster para faturamento.

Campo 20: Campo de livre digitação para informar qualquer observação referente a este contrato.

1. Aba Despesas Autorizadas.

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Aqui são informadas como serão faturadas as despesas reembolsáveis do cliente referente a este contrato.

Campo 1: Marcando essa opção, todas as despesas lançadas para este contrato, serão faturadas com o valor que forem informadas no seu momento de inserção, sem nenhum tipo de validação ou restrição.

Campo 2: Marcando essa opção, todas as despesas lançadas serão livres, porem poderá ser configurada uma lista para algumas despesas especificas.

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Na área demarcada é possível selecionar o tipo da despesa e a ação. Por exemplo: Neste caso todas as despesas serão livres, exceto “Correios e Telégrafos” que não será cobrado do cliente (a despesa, ao ser lançada, fica com status “Não cobrado” e não poderá ser faturada) e “Cópias/Xerox/Encadernamentos” que será bloqueado (ao tentar lançar essa despesa, o sistema bloqueia e não permite nem que o usuário insira este tipo de despesa.)

Campo 3: Marcando essa opção, todas as despesas lançadas serão boqueadas, porem poderá ser configurada uma lista para algumas despesas especificas.

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Na área demarcada é possível selecionar o tipo da despesa, a ação e seus valores. Por exemplo: Neste caso todas as despesas serão bloqueadas, exceto “Correios e Telégrafos” e “Cópias/Xerox/Encadernamentos”. Nestes casos, conseguimos também definir regras para essa liberação, são elas:

Livre: Permite o lançamento da despesa de acordo com o que o usuário inserir, sem nenhuma verificação.

Limite p/ Pessoa Dia: O sistema cria um limite definido nos campos de valores ao lado por advogado e por dia. Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

Limite p/ Pessoa Mês: O sistema cria um limite definido nos campos de valores ao lado por advogado e por mês. Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

Limite p/ Pessoa Ano: O sistema cria um limite definido nos campos de valores ao lado por advogado e por ano. Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

Limite por Debite Total: O sistema cria um limite definido nos campos de valores ao lado verificando o valor total do debite (não verificando a quantidade). Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

Limite por Debite Unitário: O sistema cria um limite definido nos campos de valores ao lado verificando o valor unitário do debite (nesse caso o sistema verifica o valor de acordo com o campo unidade da despesa). Caso tente inserir fora desse limite definido, o sistema bloqueia a inserção e não a permite.

Campo 4: Funciona da mesma forma que o campo 3, porém em vez de bloquear os lançamentos de todas as despesas exceto a lista, ele permite o lançamento marcando a despesa como não cobrada, não sendo possível realizar seu faturamento.

1. Aba Faturamento.

3.1 Sub aba Fixo

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Nessa tela é onde é realizada a configuração para que sejam geradas as faturas referentes a um faturamento fixo.

Campo 1: Local onde é informado o número de parcelas que serão geradas no faturamento.

Campo 2: Valor de cada parcela que será gerada.

Campo 3: Data referente ao vencimento da primeira parcela do faturamento fixo gerado.

Campo 4: Data referente à competência da primeira parcela do faturamento fixo gerado.

Campo 5: Campo onde é informado a ocorrência das parcelas do faturamento fixo. Podem ser gerados por dia, meses ou anos, e ao lado, de quanto em quanto tempo será a ocorrência. Também é informado aqui se a data de competência acompanha a ocorrência da data de vencimento ou não.

Campo 6: Campo de livre digitação que será adicionada a descrição da fatura.

Campo 7: Campo para informação do Tipo de lançamento que serão informados nas parcelas geradas.

Campo 8: Campo para informação do setor de custo que serão informados nas parcelas geradas.

Campo 9: Aqui pode ser informado um rateio pre configurado no Advwin. Caso seja informado, as parcelas geradas deste faturamento serão todas inseridas já com o rateio selecionado aqui.

Para gerar as parcelas do faturamento fixo configurado, vá até a aba “Contas a Pagar/Receber”.

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Campo 1: Clique aqui para gerar todas as parcelas configuradas anteriormente. Todas as parcelas geradas serão apresentadas no GRID abaixo dos botões.

Campo 2: Selecione uma das faturas geradas e clique aqui para apaga-la. Só podem ser apagadas faturas com status aguardando departamento.

Campo 3: Selecione uma das faturas geradas e clique aqui para cancela-las. Só podem ser canceladas faturas com status aguardando departamento.

3.2 Sub aba Serviço 

Local onde são configuradas as regras de faturamento referente a serviço.

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Campo 1: Selecionar o tipo de tarefa que deseja configurar a regra.

Campo 2: A quantidade mínima que poderá ser lançada dessa tarefa.

Campo 3: Quantidade máxima que poderá ser lançada dessa tarefa.

Campo 4: Valor referente a cada tarefa.

Caso no momento da inserção do serviço a quantidade for menor que a configurada no campo 2 ou maior que a configurada no campo 3, o serviço será gerado com valor 0.

Existe também a opção de “Valoração de tarefas livre”, marcando ela, qualquer serviço lançado fica com o valor que o usuário informar no momento de sua inserção.

1. AVISO LEGAL

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