1. Objetivo
Este manual tem como objetivo orientar ao usuário, como realizar a Conciliação Bancária no sistema Advwin.
2. O que é conciliação bancária?
A Conciliação Bancária é a simples conferência dos extratos bancários e dos saldos de caixa com o Controle Financeiro da Empresa. A partir dele é possível verificar se todos os lançamentos estão corretos e se não há nenhuma anormalidade.
Além disso, saber que o Saldo Bancário está correto é importantíssimo para a análise do fluxo de caixa realizado com suas despesas e receitas, e as inferências com relação a redução de despesas. O saldo bancário correto também influência a verificação de caixa futuro para as atividades operacionais.
IMPORTANTE
A conciliação bancária só ocorre entre os bancos: Itaú, Bradesco e Banco do Brasil.
3. Considerações Iniciais
Antes de iniciar a conciliação bancária o usuário do sistema deverá providenciar:
– O arquivo do banco em formato OFX:
O Arquivo deverá ser salvo com o Nome do Banco e a data.
– Cadastrar as contas bancárias no Advwin: Nome do Banco, Conta e Agência são campos que devem ser preenchidos de forma correta;
Para Acessar: Arquivos > A Contas Bancárias
– As CPR’s (Contas a Pagar e Receber) deverão estar Baixadas para a conciliação;
– Para realizar a conciliação o sistema valida a data e valor.
4. Compatibilidade
Todas as informações deste documento são compatíveis com a versão 6.48 do ADVWin Desktop.
Nenhuma das ações a seguir se aplica a versão do ADVWin+.
IMPORTANTE: Considerando a retro compatibilidade, é possível afirmar que nas versões que sucedem a citada acima, também seja compatível com todas estas funcionalidades, exceto, quando houver uma nova documentação que atualize este documento.
5. Acessando a Conciliação Bancária
Para acessar o módulo de Conciliação Bancária Menu Financeiro > D Conciliação Bancária:
Abrirá a seguinte tela inicial:
6. Listar Lançamentos
A conciliação poderá ser Automática ou Manual, mas antes de realizá-la é preciso listar os lançamentos de Baixa do Advwin e do Extrato Bancário:
1 – Banco: Selecione o Banco que deseja realizar a conciliação. A seleção poderá ser realizada na seta para baixo ou no ícone do livro ao lado.
Ao selecionar o banco as informações de Banco, Agência e conta são preenchidas automaticamente:
2 – Arquivo: é o documento enviado pelo Banco em formato OFX;
a) Selecione a Lupa
b) Selecione o Arquivo do Banco que deseja realizar a conciliação:
Lembrando que o nome do arquivo deverá ser o nome do Banco seguido da Data.
Obs: O nome do Banco é obrigatório e a data é uma sugestão para facilitar a localização do arquivo.
3 – Lançamentos de baixas no período de: selecione a data inicial e a final que deseja realizar a conciliação.
Serão listados tanto os Lançamentos de Baixas do Advwin, quanto os lançamentos do Extrato Bancário no período selecionado.
Exemplo:
Selecionado o período de 23/05/2022 até 26/05/2022.
Notem que os lançamentos listados são todos desse período:
4 – Considerar diferença de até: o número de dias preenchido nesse campo lista lançamentos com dias a mais e a menos, nos LANÇAMENTOS DO EXTRATO BANCÁRIO.
Se esse campo estiver vazio, são consideradas apenas as datas preenchidas em “Lançamentos de baixas no período de”.
Exemplo:
Selecionando o Período de 25/05/2022 até 25/05/2022 e considerando uma diferença de 2 dias:
Nos lançamentos do Extrato Bancário foram listados lançamentos de 23/05/2022 até 27/05/2022.
Importante: Para realizar a conciliação o sistema valida a data e valor, no entanto, quando é considerada a diferença, se houver valores iguais e datas diferentes (respeitando a diferença), o sistema realiza a conciliação automática.
5 – Incluir o Número do Documento nos critérios da conciliação:
Esse item deverá ser marcado, SOMENTE, se o cliente preencher no número da CPR o mesmo número do lançamento do Banco.
6 – Listar Conciliação Bancária:
Com todas as informações preenchidas selecione o botão “Listar Lançamentos”
a) Ao lado esquerdo da tela serão exibidos todos os Lançamentos de Baixas realizados no Advwin respeitando o período de datas;
b) Ao lado direito serão exibidos todos os lançamentos dos arquivos dos Extrato Bancário respeitando o período de datas e, se preenchido, o campo “Considerar diferença de até”.
7. Legenda dos Lançamentos Listados (GRID)
1 – Status: Trata da Condição do lançamento
2 – Tipo: indica se a CPR baixada é do tipo Pagar (P) ou Receber(R).
3 – Descrição do Lançamento:
Nos lançamentos do Advwin é o tipo de lançamento preenchido na CPR que foi baixada.
Nos Lançamentos do Extrato Bancário é o tipo lançado no Banco.
4 – Ident. Baixa: é o ID da baixa no Advwin
5 – Nº Documento: é o número da CPR.
8. Conciliação Automática
Realizado o preenchimento de todos os campos e os Lançamentos listados no GRID a conciliação automática poderá ser realizada.
a) Selecione o botão Conciliação Automática:
b) Aparecerá uma mensagem de confirmação:
Se estiver de acordo selecione “Sim”.
c) Será exibida uma janela com informações das quantidades de lançamentos totais, conciliados e não conciliados:
Selecione “OK”.
d) No Grid todas as contas conciliadas aparecerão com o status 
e) Para identificar os lançamentos conciliados: selecione o lançamento com duplo clique e o sistema restringe somente o lançamento conciliado.
Para retornar clique em outra linha de lançamento.
f) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação automática com data, hora e usuário que realizou o procedimento.
9. Conciliação Manual
Os lançamentos que não foram conciliados de forma automática, poderão ser conciliados de forma Manual.
a) Selecione os lançamentos que serão conciliados:
b) Selecione o botão de conciliação manual no meio da tela:
c) Clique em “OK” na janela informativa que a conciliação foi realizada:
d) O Status foi alterar para Conciliado:
e) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora e usuário que realizou o procedimento.
10. Conciliação Manual com Diferença de Valores
A Conciliação Manual poderá ser realizada para os lançamentos com valores distintos.
a) Selecione os lançamentos que serão conciliados:
b) Selecione o botão de conciliação manual no meio da tela:
c) Abrirá uma janela de alerta indicando que há uma diferença de valores nos lançamentos conciliados:
Selecione sim se estiver de acordo.
d) Clique em “OK” na janela informativa que a conciliação foi realizada:
e) O Status foi alterar para Conciliado:
f) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora, usuário que realizou o procedimento, e o valor da diferença da conciliação.
11. Conciliação Múltipla
Para alguns casos é possível ter mais de um lançamento para ser conciliado.
a) Selecione os lançamentos que serão conciliados:
b) Selecione o botão de conciliação manual no meio da tela:
c) Um alerta aparecerá na tela para os casos com diferença de valor:
d) Clique em “OK” na janela informativa que a conciliação foi realizada:
e) O Status foi alterar para Conciliados:
f) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora e usuário que realizou o procedimento. Se houver, a diferença de valores.
12. Lançar Baixa
O usuário poderá realizar um lançamento de CPR baixada para lançamentos de Extrato bancário que o usuário não identificar a CPR baixada nos lançamentos do Advwin.
a) Selecione o lançamento de extrato bancário, não conciliado, para cadastrar a CPR de baixa;
b) Selecione Lançar Baixa:
c) Abrirá a tela para cadastro da baixa. Preencha os campos e selecione “Gravar”
d) A baixa cadastrada será conciliada de forma automática
e) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora e usuário que realizou o procedimento.
13. Cancelando a Conciliação Bancária em lote
1 – Listar na tela os lançamentos que deseja cancelar a conciliação;
2 – Selecione o botão da engrenagem conforme abaixo:
3 – Aparecerá o alerta para o cancelamento de todas as conciliações bancárias exibidas na tela:
Selecione “Sim” para cancelar as conciliações listadas na tela.
4 – Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora e usuário que realizou o procedimento. Se houver, a diferença de valores.
14. Cancelando a Conciliação Bancária por seleção
a) Listar na tela os lançamentos;
b) Selecionar o lançamento que deseja cancelar a conciliação;
c) Selecione o botão conforme indicado abaixo:
d) Aparecerá o alerta para o cancelamento de todas as conciliações bancárias exibidas na tela:
e) Selecione “Sim” para cancelar as conciliações listadas na tela.
f) Na CPR baixada, na aba histórico, estará a descrição da conciliação manual com data, hora e usuário que realizou o procedimento. Se houver, a diferença de valores.
15. Help do Suporte
1) Inclui o Banco e o Arquivo, mas o sistema aparece uma tela de Aviso.
R: A conciliação não vai ocorrer se o nome do Banco diferente do nome do Arquivo: O Banco selecionado “XX” não é igual ao Banco “YY” do arquivo.
O nome do arquivo deverá ser o nome do Banco seguido da data.
2) O sistema conciliou lançamentos com mesmo valor, mas data diferente.
R: Se for preenchido o “Considerar diferença de até” o sistema realizará conciliação com outra data respeitando o período.
Exemplo: Supondo que o lançamento no Advwin for de R$ 1.200,00 com data de 25/05/2022 e o lançamento do banco do dia 27/05/2022 no valor de R$ 1.200,00. Se na pesquisa colocar a data do dia 25/02/2022 e no “Considerar diferença de até” for preenchido com 02 dias, o sistema reconhecerá o período de 23/05/2022 a 27/05/2022. Logo os valores serão conciliados desdeque não tenha outros na mesma data.
Essa conciliação poderá ser cancelada de forma Manual caso não esteja correta.
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