Acessando um Documento GED
1. Acesse o nível de módulo de pasta;
2. Realize a pesquisa da pasta desejada e acesse com duplo clique;
3. O documento (GED) estará localizado dentro da pasta em uma aba específica:
4. Nessa aba estarão listados todos os documentos anexados em pastas e movimentações e é possível executar as seguintes ações:
1. No Grid estão listados todos os documentos anexados e é possível realizar filtros.
2. Ações do Grid para o GED aparecem conforme permissões de acesso:
: no lápis é possível acessar o documento selecionado.
: a lixeira possibilita a exclusão do documento.
: a seta para baixo, possibilita realizar o download do documento selecionado.
: checkout é a retirada do documento para alterações durante a revisão. Assim, nenhum outro usuário poderá realizar alterações até que o documento seja novamente anexado e realizado o checkin;
: apresenta o histórico de alterações do documento. Acessa a versão do documento anterior e as alterações realizadas após o checkout.
5. Acesse o documento com duplo clique:
Nessa tela tem acesso as informações do documento e menu para executar ações.
1. Campos:
- Os campos destacados na cor azul são obrigatórios.
- Os campos na cor cinza são campos bloqueados e alguns tem o preenchimento automático.
- Os campos sem cor podem ser editados sem obrigatoriedade.
DESCRIÇÃO: nome original do arquivo, mas pode ser alterado pelo usuário.
PÁGINA INICIAL: trata de cópia, informar a numeração da primeira página.
PÁGINA FINAL: trata de cópia, informar a numeração da última página.
NOME: nome original do arquivo, não pode ser alterado/editado após salvar no GED.
RESPONSÁVEL: quem salvou o arquivo no GED.
DATA ARQUIVAMENTO: é a data do congelamento.
UNIDADE: indicação da Unidade do arquivo, limita o acesso se o usuário for de outra unidade (e se o sistema tiver essa indicação).
STATUS DO ARQUIVO:
a. N_Processado: não está no GED e não é acessível;
b. Guardado: está no GED e é acessível;
c. Retirado: algum usuário retirou para alteração;
d. Congelado: Não pode ser mais editado.
USUÁRIO ARQUIVO: quem retirou o arquivo por último.
TIPO DO ARQUIVO: extensão do arquivo, tais como DOCX, EML, XML, etc.
APELIDO ARQUIVO: a identificação com a qual o arquivo é salvo no servidor.
CLASSIFICAÇÃO: metadados.
Obs.: campo livre para o usuário escrever o que quiser sobre o arquivo.
LINK: link de acesso ao arquivo.
VERSÃO: número de versões do arquivo (quantas vezes ele foi editado).
DOCUMENTO PRINCIPAL: serve para identificação o documento principal em caso de protocolo.
2. Menu para executar ações:
CHECK OUT: Realiza o download do documento para a revisão/alteração gerando versões.
SALVAR: Salvar as alterações realizadas.
CONGELAR: bloqueia o documento para que não seja alterado. Poderá descongelado pelo Administrador e quem estiver constando como Responsável do arquivo.
VISUALIZAR: Está disponível somente para arquivo em PDF ou imagens. Ao clicar, será aberta uma nova guia e o documento estará disponível para visualização.
BAIXAR: Download do documento
EXCLUIR: Exclusão do documento.
HISTÓRICO: sempre que um documento for revisado/alterado utilizando o check out e check in, o sistema mantem a versão anterior como forma de segurança e histórico.
2. Acessando um documento na movimentação
1. Acesse o nível de módulo de pasta;
2. Realize a pesquisa da pasta desejada e acesse com duplo clique;
3. Acesse a aba Movimentações;
4. Selecione a Movimentação;
Ao incluir o documento vinculado a movimentação facilita a sua pesquisa, otimiza o tempo e deixa as informações mais organizadas.
Há duas maneiras de acessar o GED da movimentação desejada:
I. Selecionando a movimentação na mesma tela (01), e clique em GED (02):
II. Realizando um duplo clique na movimentação selecionada, será aberta uma nova tela. Selecione a aba ‘GED’, como mostra a imagem abaixo:
Independente da opção escolhida abrirá o GED com os documentos listados no GRID:
1. No Grid estão listados todos os documentos anexados e é possível realizar filtros.
2. Ações do Grid para o GED aparecem conforme permissões de acesso:
: no lápis é possível acessar o documento selecionado.
: a lixeira possibilita a exclusão do documento.
: a seta para baixo, possibilita realizar o download do documento selecionado.
: checkout é a retirada do documento para alterações durante a revisão. Assim, nenhum outro usuário poderá realizar alterações até que o documento seja novamente anexado e realizado o checkin;
: apresenta o histórico de alterações do documento. Acessa a versão do documento anterior e as alterações realizadas após o checkout.
5. Acesse o documento com duplo clique:
Nessa tela tem acesso as informações do documento e menu para executar ações.
1. Campos:
- Os campos destacados na cor azul são obrigatórios.
- Os campos na cor cinza são campos bloqueados e alguns tem o preenchimento automático.
- Os campos sem cor podem ser editados sem obrigatoriedade.
DESCRIÇÃO: nome original do arquivo, mas pode ser alterado pelo usuário.
PÁGINA INICIAL: trata de cópia, informar a numeração da primeira página.
PÁGINA FINAL: trata de cópia, informar a numeração da última página.
NOME: nome original do arquivo, não pode ser alterado/editado após salvar no GED.
RESPONSÁVEL: quem salvou o arquivo no GED.
DATA ARQUIVAMENTO: é a data do congelamento.
UNIDADE: indicação da Unidade do arquivo, limita o acesso se o usuário for de outra unidade (e se o sistema tiver essa indicação).
STATUS DO ARQUIVO:
a. N_Processado: não está no GED e não é acessível;
b. Guardado: está no GED e é acessível;
c. Retirado: algum usuário retirou para alteração;
d. Congelado: Não pode ser mais editado.
USUÁRIO ARQUIVO: quem retirou o arquivo por último.
TIPO DO ARQUIVO: extensão do arquivo, tais como DOCX, EML, XML, etc.
APELIDO ARQUIVO: a identificação com a qual o arquivo é salvo no servidor.
CLASSIFICAÇÃO: metadados.
Obs.: campo livre para o usuário escrever o que quiser sobre o arquivo.
LINK: link de acesso ao arquivo.
VERSÃO: número de versões do arquivo (quantas vezes ele foi editado).
DOCUMENTO PRINCIPAL: serve para identificação o documento principal em caso de protocolo.
2. Menu para executar ações:
CHECK OUT: Realiza o download do documento para a revisão/alteração gerando versões.
SALVAR: Salvar as alterações realizadas.
CONGELAR: bloqueia o documento para que não seja alterado. Poderá descongelado pelo Administrador e quem estiver constando como Responsável do arquivo.
VISUALIZAR: Está disponível somente para arquivo em PDF ou imagens. Ao clicar, será aberta uma nova guia e o documento estará disponível para visualização.
BAIXAR: Download do documento
EXCLUIR: Exclusão do documento.
HISTÓRICO: sempre que um documento for revisado/alterado utilizando o check out e check in, o sistema mantem a versão anterior como forma de segurança e histórico.
3. Acessando Documento GED na Agenda
1. Primeiro é preciso acessar o prazo.
2. Selecione o GED conforme abaixo:
a. Abrirá a seguinte tela:
1. No Grid estão listados todos os documentos anexados e é possível realizar filtros.
2. Ações do Grid para o GED aparecem conforme permissões de acesso:
: no lápis é possível acessar o documento selecionado.
: a lixeira possibilita a exclusão do documento.
: a seta para baixo, possibilita realizar o download do documento selecionado.
: checkout é a retirada do documento para alterações durante a revisão. Assim, nenhum outro usuário poderá realizar alterações até que o documento seja novamente anexado e realizado o checkin;
: apresenta o histórico de alterações do documento. Acessa a versão do documento anterior e as alterações realizadas após o checkout.
5. Acesse o documento com duplo clique:
Nessa tela tem acesso as informações do documento e menu para executar ações.
1. Campos:
- Os campos destacados na cor azul são obrigatórios.
- Os campos na cor cinza são campos bloqueados e alguns tem o preenchimento automático.
- Os campos sem cor podem ser editados sem obrigatoriedade.
DESCRIÇÃO: nome original do arquivo, mas pode ser alterado pelo usuário.
PÁGINA INICIAL: trata de cópia, informar a numeração da primeira página.
PÁGINA FINAL: trata de cópia, informar a numeração da última página.
NOME: nome original do arquivo, não pode ser alterado/editado após salvar no GED.
RESPONSÁVEL: quem salvou o arquivo no GED.
DATA ARQUIVAMENTO: é a data do congelamento.
UNIDADE: indicação da Unidade do arquivo, limita o acesso se o usuário for de outra unidade (e se o sistema tiver essa indicação).
STATUS DO ARQUIVO:
a. N_Processado: não está no GED e não é acessível;
b. Guardado: está no GED e é acessível;
c. Retirado: algum usuário retirou para alteração;
d. Congelado: Não pode ser mais editado.
USUÁRIO ARQUIVO: quem retirou o arquivo por último.
TIPO DO ARQUIVO: extensão do arquivo, tais como DOCX, EML, XML, etc.
APELIDO ARQUIVO: a identificação com a qual o arquivo é salvo no servidor.
CLASSIFICAÇÃO: metadados.
Obs.: campo livre para o usuário escrever o que quiser sobre o arquivo.
LINK: link de acesso ao arquivo.
VERSÃO: número de versões do arquivo (quantas vezes ele foi editado).
DOCUMENTO PRINCIPAL: serve para identificação o documento principal em caso de protocolo.
2. Menu para executar ações:
CHECK OUT: Realiza o download do documento para a revisão/alteração gerando versões.
SALVAR: Salvar as alterações realizadas.
CONGELAR: bloqueia o documento para que não seja alterado. Poderá descongelado pelo Administrador e quem estiver constando como Responsável do arquivo.
VISUALIZAR: Está disponível somente para arquivo em PDF ou imagens. Ao clicar, será aberta uma nova guia e o documento estará disponível para visualização.
BAIXAR: Download do documento
EXCLUIR: Exclusão do documento.
HISTÓRICO: sempre que um documento for revisado/alterado utilizando o check out e check in, o sistema mantem a versão anterior como forma de segurança e histórico.
4. Acessando Documento GED no Debite
Para que o botão GED será habilitado no Debite após o seu cadastro e salvamento.
1. Selecione ou cadastre um novo Debite;
2. Com o Debite aberto selecione o GED:
a. Abrirá a seguinte tela:
1. No Grid estão listados todos os documentos anexados e é possível realizar filtros.
2. Ações do Grid para o GED aparecem conforme permissões de acesso:
: no lápis é possível acessar o documento selecionado.
: a lixeira possibilita a exclusão do documento.
: a seta para baixo, possibilita realizar o download do documento selecionado.
: checkout é a retirada do documento para alterações durante a revisão. Assim, nenhum outro usuário poderá realizar alterações até que o documento seja novamente anexado e realizado o checkin;
: apresenta o histórico de alterações do documento. Acessa a versão do documento anterior e as alterações realizadas após o checkout.
3. Acesse o documento com duplo clique:
Nessa tela tem acesso as informações do documento e menu para executar ações.
1. Campos:
- Os campos destacados na cor azul são obrigatórios.
- Os campos na cor cinza são campos bloqueados e alguns tem o preenchimento automático.
- Os campos sem cor podem ser editados sem obrigatoriedade.
DESCRIÇÃO: nome original do arquivo, mas pode ser alterado pelo usuário.
PÁGINA INICIAL: trata de cópia, informar a numeração da primeira página.
PÁGINA FINAL: trata de cópia, informar a numeração da última página.
NOME: nome original do arquivo, não pode ser alterado/editado após salvar no GED.
RESPONSÁVEL: quem salvou o arquivo no GED.
DATA ARQUIVAMENTO: é a data do congelamento.
UNIDADE: indicação da Unidade do arquivo, limita o acesso se o usuário for de outra unidade (e se o sistema tiver essa indicação).
STATUS DO ARQUIVO:
a. N_Processado: não está no GED e não é acessível;
b. Guardado: está no GED e é acessível;
c. Retirado: algum usuário retirou para alteração;
d. Congelado: Não pode ser mais editado.
USUÁRIO ARQUIVO: quem retirou o arquivo por último.
TIPO DO ARQUIVO: extensão do arquivo, tais como DOCX, EML, XML, etc.
APELIDO ARQUIVO: a identificação com a qual o arquivo é salvo no servidor.
CLASSIFICAÇÃO: metadados.
Obs.: campo livre para o usuário escrever o que quiser sobre o arquivo.
LINK: link de acesso ao arquivo.
VERSÃO: número de versões do arquivo (quantas vezes ele foi editado).
DOCUMENTO PRINCIPAL: serve para identificação o documento principal em caso de protocolo.
2. Menu para executar ações:
CHECK OUT: Realiza o download do documento para a revisão/alteração gerando versões.
SALVAR: Salvar as alterações realizadas.
CONGELAR: bloqueia o documento para que não seja alterado. Poderá descongelado pelo Administrador e quem estiver constando como Responsável do arquivo.
VISUALIZAR: Está disponível somente para arquivo em PDF ou imagens. Ao clicar, será aberta uma nova guia e o documento estará disponível para visualização.
BAIXAR: Download do documento
EXCLUIR: Exclusão do documento.
HISTÓRICO: sempre que um documento for revisado/alterado utilizando o check out e check in, o sistema mantem a versão anterior como forma de segurança e histórico.