CADASTRO DE LANÇAMENTOS FINANCEIROS
Lançamentos financeiros – contas a pagar e a receber
O cadastro de contas a pagar e receber no Advwin é feito na mesma tela, a diferença pode existir no perfil do usuário, sendo assim, podemos trabalhar apenas com um perfil onde se tem acesso aos dois tipos de lançamento financeiro ou com mais usuários em diversos perfis onde podemos distribuir o cadastro alguns usuário cadastram apenas contas a pagar e outros apenas contas a receber.
O Advwin é dotado de várias personalizações que se adaptam ao cliente. Estas personalizações devem ser parametrizadas de acordo com estas formas de trabalho.
Sendo assim, segue abaixo as parametrizações e cadastros prévios para chegamos a fazer um lançamento financeiro;
Parâmetros:
Existem outras opções de parâmetros que podem ser configuradas, porém para a instrução que faremos estas são suficientes.
Cadastros prévios:
Fornecedores/Cliente, setores de custo, moedas e os tipos de documentos. Estes devem ser cadastrados antes de iniciar o cadastro das contas tanto a pagar quanto a receber.
Contas a pagar ou receber:
No financeiro o contas a pagar ou receber consiste em registrar as contas a pagar ou receber da empresa. Pelo caminho Financeiro/Contas a pagar ou Contas a receber. Na janela que se abre clique no botão inserir. Em seguida, selecione o tipo do documento (boleto, cheque, nota fiscal, transferência, fatura), clique em numerar geral ou fatura ou digite o número que desejar (o número fará referência futura ao lançamento), o sistema automaticamente registra a data da digitação como a data do dia do sistema.
Em seguida, o sistema aguarda a digitação da data de competência, vencimento e programação. Esta última deve ser informada caso o vencimento caia num dia não útil, sendo assim, pode-se programar a data para o próximo dia útil ou antecipar o pagamento.
Em seguida, selecione um tipo de lançamento cujo tipo seja P para pagar e R para receber. Com isso o sistema mudará de cliente para fornecedor ou de fornecedor para cliente. A lista de fornecedor/cliente estará disponível para ser selecionado. Selecione o centro de custo o qual será alocado o custo ou a receita. Se houver uma unidade (Matriz, Filiais) selecione uma, caso contrário, não será necessário. A moeda automaticamente é listada como R$. Então digite o valor a ser pago ou a receber no campo valor liberado, os outros campos para valor serão preenchidos automaticamente após gravar. O campo observação servirá para registrar qualquer informação a acrescentar ao lançamento. Veja o exemplo ilustrado abaixo:
Baixas – o significado de baixa é comprometimento do dinheiro, onde registramos o banco ou conta a qual será retirado o dinheiro, o dia transação financeira e se for um pagamento em dinheiro ou onde o dinheiro aparece no extrato é possível fazer a conciliação no momento da baixa também, pois o campo Conciliação está disponível na mesma tela da baixa. Estes casos se aplicam mais quando é uma conta a receber ou pagamento em dinheiro ou debito em conta.
Como proceder com a baixa: após serem feitos os lançamentos financeiros para serem baixados devem ser liberados – há uma hierarquia que deve ser seguida caso necessário. O lançamento financeiro deve está com o status LIBERADO P/ BAIXA.
No caso de contas a receber o sistema quando parametrizado rente os impostos devidos:
Para realizar a baixa do contas a receber faz-se o mesmo veja o exemplo abaixo:
Repara que a data da conciliação é indicada como a mesma da data da baixa, pois o sistema entende que o financeiro realiza a baixa no mesmo dia que concilia, pois para saber se o dinheiro entrou na conta o mesmo avalia o extrato bancário, sendo assim, o financeiro é capaz de fazer a conciliação no momento da baixa.
Esta é a diferença operacional da conta a pagar da conta a receber, pois a pagar por exemplo um cheque emitido este pode ser conciliado em outra data diferente a da baixa, sendo assim, devemos realizar a conciliação. Onde encontramos a conciliação bancária – Menu/Financeiro/CPR Baixadas.
A conferência dos saldos pode ser vista através do relatório: Extrato de contas.