TWT Info

1. Rotina de Cadastro e Inativação
   1. Introdução

Este manual tem o intuito de orientar o administrador do sistema sobre o fluxo para realização do cadastro e baixa de Advogados e Usuários no Advwin, bem como discorrer sobre o fluxo para realização do cadastro.

O Advogado, para o Advwin, é a figura que pratica os atos dentro do sistema, tais como ser responsável por uma movimentação, prazo ou pasta, receber debites ou valorar fichas-tempo.

Já o Usuário, para o Advwin, é a pessoa que efetivamente utiliza o sistema.

Um Usuário é sempre vinculado a um Advogado e normalmente possuem a mesma identificação (o Usuário “simonerocha” é vinculado ao Advogado “Simone Oliveira Rocha”), ou seja, o Advogado personifica e identifica o Usuário no Advwin.

Entretanto, é possível criar Advogados fictícios, vinculados a mais de um Usuário, com o intuito de despersonificar a atuação do Usuário e facilitar a transição de responsabilidades (ex.: cria-se o Advogado “Estagiário Cível” e o Usuário que ocupa esta função é vinculado a este Advogado). Quando houver substituição, não é necessário criar outro Advogado, bastando criar o Usuário e vincular ao mesmo Advogado. Nesta hipótese, todos os prazos e pastas, por exemplo, passarão automaticamente para a responsabilidade do novo Usuário.

1. Advogados
   1. Inserindo novo Advogado no sistema

Para o administrador do sistema inserir novo Advogado, após realizar Login no Advwin, no menu superior da tela principal (imagem 02) selecione o caminho à “Arquivos” à “3 Advogados” à “1 Advogados”.

Imagem 02: Acessando tela de cadastro de Usuários do Advwin.

Obs.: Após abrir a tela de cadastro (imagem 03), no menu lateral direito, clique em à  “Inserir” para inserir novo registro. 

Em seguida, a aba “Dados” será automaticamente aberta, e nela deverão ser preenchidos todos os campos, conforme informações trazidas do “Formulário Cadastro de Usuário e Advogado”.

Imagem 03: Novo registro.

O campo “Código” do referido cadastro deverá ser preenchido com o CPF do Advogado (para padronização no cadastro sugere-se que os números do CPF sejam preenchidos sem ponto ou traço), caso seja a personificação do Usuário. Do contrário, deve-se inserir um nome, sem números (o campo código pode valida o CPF – caso esteja configurado para tanto - por isso não é possível inserir um código qualquer).

Os campos “Nome” e “Razão Social” deverão ser preenchidos com o nome do novo Advogado.

 Imagem 04: Preenchimento de dados no cadastro de novo Advogado (Código = CPF, Nome e Razão Social).

Os campos “Unidade”, “Setor de Custo Do Adv.” e “Grupo do Advogado” na aba “Complementos” também deverão ser preenchidos com os dados informados no formulário.

Imagem 5: Campos da aba “Complementos”

Estas informações são relevantes principalmente para fins de faturamento, rateio e marcação de prazos.

Imagem 6: Campos da aba “Complementos”

Também é possível decidir se o nome do Advogado poderá ser exibido como opção no campo “Responsável” ou “Esc/Correspondente” em Pastas ou se poderá ser exibido no campo “Prazo Para” e “Delegar para” na Agenda.

Obs.: Além daquelas informações previstas no formulário, outros dados do cadastro de Advogados podem ser inseridos no sistema. Destaca-se que quanto mais dados forem informados, maior será a gestão sobre a informação. Após a inserção de todas as informações pertinentes ao novo Advogado no sistema, clique no botão “Gravar”, no menu da lateral direita.

Imagem 07: Gravar cadastro.

Caso o administrador do sistema necessite de realizar a alteração no cadastro do Advogado, o sistema Advwin permite que o registro seja editado através da aba “Dados”.

Para que isso ocorra, no menu superior da tela principal do Advwin (Imagem 03) selecione o caminho à “Arquivos” à “3 Advogados” à “1 Advogados” e, na aba “Pesquisa”, informe o “Código” (CPF) do Advogado ou nome no campo “Razão Social” e clique em “Procurar”.

Imagem 08: Pesquisa de Advogado cadastrado no sistema.

Selecione o Advogado listado no “Grid” para editar os dados do cadastro.

Imagem 09: Grid.

Clique na aba “Dados”, clique no botão “Trocar Codigo Adv.”, altere as informações necessárias e clique em “OK” para salvar as alterações no cadastro.

Imagem 10: Alteração de dados no cadastro de Advogados

Uma tela de confirmação irá abrir e questionar se o código deverá ser alterado em toda base de dados do Advwin. O aconselhável é a opção SIM, para que o novo código seja reconhecido em todo o sistema Advwin:

Imagem 11: Tela de confirmação de troca do código do Advogado.

As demais informações (diferentes do código do advogado) devem ser alteradas diretamente no cadastro, clicando em “GRAVAR” ao final.

Para o administrador do sistema realizar a baixa de um Advogado, no Advwin, no menu superior da tela principal (Imagem 3), selecione o caminho à “Arquivos” à “3 Advogados” à “1 Advogados”, e, na aba “Pesquisa”, informe o “Código” (CPF) ou “Razão Social” do Advogado e clique em “Procurar”

Na aba “Complementos”, selecione a opção “Inativo” no campo “Status do Advogado”.

Imagem 11: Tela do campo “Status do Advogado”.

No menu lateral direito clique em “Gravar” para confirmar a inativação do Advogado no Advwin.

Imagem 12: Gravar baixa no sistema.

1. Usuários
   1. Inserindo novo Usuário no sistema

Para inserir um novo Usuário selecione o caminho “Arquivos” à “J Usuários e Senhas” à “1 Usuários e Senhas”.

Imagem 14: Acessando janela de criação de Usuários do Advwin. 

A janela de “Arquivo de Usuários e Acesso” será automaticamente aberta e lá deverão ser preenchidos todos os campos, conforme informações trazidas do “Formulário Cadastro de Usuário e Advogado”.

Imagem 15: Janela de Criação de Usuários. 

Obs.: O acesso à janela de criação de Usuários é restrito aos Usuários que possuem tal permissão.

Na janela de criação de Usuários os campos devem ser preenchidos (Acesso) e marcados (Área), conforme formulário, seguindo de preferência a ordem acima indicada (Imagem 15). 

Insira os dados do novo Usuário, atentando-se para o “Código do Advogado/Cliente” (campo 5). Este deve ser exatamente igual ao “Código” (CPF) cadastrado para o Advogado. Selecione os níveis de acesso para o Usuário de acordo com suas competências (campo 8), e ao final, clique em “Gravar” (campo 12) para efetivar a inclusão do novo Usuário.

O usuário inserido no Advwin DESKTOP também é criado no PLUS, mas as permissões vinculadas no primeiro não são replicadas no segundo, que segue uma lógica diferente, associada a GRUPO DE SEGURANÇA (ver manual específico).

(1) Código: Campo utilizado para identificar o nome de Usuário ou login do Advogado no Advwin;

(2) Nome: Neste campo deve ser inserido o nome do Advogado;

(3) Unidade: Selecione neste campo a unidade do qual pertence o Usuário que está sendo cadastrado. Este campo só deve ser preenchido se houver necessidade de restringir o acesso do Usuário a uma unidade ou dar preferencia de acesso. Do contrário, deixe vazio.

(4) Acesso Unidade: Restringe o acesso do Usuário às informações cadastradas por unidade. Se marcada a opção “Somente esta”, o Advwin passará a filtrar todos os módulos de acordo com a Unidade informada, não sendo possível pesquisar registros de outras Unidades. Se marcada a opção “Todas”, o Advwin passará a filtrar todos os módulos de acordo com a Unidade informada, sendo possível pesquisar registros de outras Unidades.

(5) Código do Advogado/Cliente: Neste campo deve ser inserido o código único de identificação do Advogado, deve ser exatamente o mesmo dado/número cadastrado no campo “Código” no cadastro de Advogados. Normalmente utiliza-se o CPF do Advogado;

(6) Senha e Confirme a Senha: Campos utilizados para que uma senha de acesso seja especificada para o Usuário no ato do cadastro ou para que a mesma seja alterada para Usuários já cadastrados;

(7) Cliente a qual o Usuário está vinculado: Se houver interesse em restringir o Usuário de forma a acessar os dados, pastas e prazos apenas de um cliente, deve-se informar neste campo qual o cliente ele será vinculado.

(8) Áreas e Níveis de Acesso: O controle de Usuários é dividido por módulos e subdividido por níveis de acesso, que possibilitam ao Usuário praticar determinadas ações dentro do módulo. As permissões do Usuário são compostas especificando qual nível de acesso será concedido em determinada área. Normalmente os Coordenadores são P6, Advogados P5 e Estagiários P4 (considerando apenas acesso ao Módulo de Produção – que engloba Pastas, GED, Debites, Agenda e Ficha Tempo).

(9) Usuário é administrador: Essa opção possibilita ao Usuário acesso total a todas as áreas do sistema com permissão total para incluir, alterar ou apagar dados.

(10) Usuário é visitante: Quando marcada indica que o Usuário terá acesso somente para visualizar as informações de pastas cadastradas para o seu “Código do Advogado/Cliente”.

(11) Travar sistema após [X] dias sem lançar Fichas Tempo: Com esta opção é possível estabelecer a quantidade máxima em dias que um determinado Usuário pode ficar sem lançar Fichas Tempo. Quando o tempo limite é excedido, o sistema é bloqueado obrigando o lançamento de uma Ficha Tempo.

(12) Gravar: Botão utilizado para gravar ou efetivar o cadastro de um novo Usuário;

Os grupos de segurança do Advwin DESKTOP e Advwin PLUS funcionam de forma diferente e as configurações são feitas em cada software, não havendo comunicação entre elas.

A vinculação do usuário a um grupo de segurança estabelecer/limitar a sua atuação dentro do sistema, concede acesso a Workflows de pasta, modifica o layout do sistema, entre outros.

A vinculação correta aos grupos de segurança é muito importante para garantir o comportamento esperado e planejado do usuário cadastrado no Advwin, sendo que no caso do Advwin PLUS o usuário precisa ser vinculado obrigatoriamente a um grupo para ter acesso ao sistema.

A configuração básica da base possui 8 grupos de segurança no Advwin Desktop e 5 grupos de segurança no Advwin PLUS, que são explicadas em manual próprio.

Para o administrador do sistema realizar a baixa de um Advogado, no Advwin, no menu superior da tela principal (Imagem 14), selecione o caminho “Arquivos” à “J Usuários e Senhas” à “1 Usuários e Senhas”.

Na janela de “Arquivos de Usuários e Acessos”, na aba “Usuários e Acessos”, subaba “Desbloqueio/Histórico Acesso”, cliquei no botão “Inativar/Bloquear”.

Imagem 16: Janela de Criação de Usuários

Imagem 17: Grava regras de acesso. 

No Advwin+, o usuário também pode ser inativado na sua tela de cadastro:

Na inclusão de novos Advogados e Usuários, deve-se:

Na inativação, a sequência se altera:

Importante: é expressamente desaconselhado deletar qualquer Advogado ou Usuário que tenha atuado no sistema, sob pena de perda de informação relevante.

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