Introdução

Este manual tem o objetivo de orientar os usuários do ADVwin com a configuração e utilização do módulo de Controle de Contratos de Clientes.

O módulo é utilizado como ferramenta de controle para o workflow de processos em escritório de advocacia e ambientes jurídicos com o intuito de gerencia-los e realizar o acompanhamento dos contratos de clientes do escritório.

Para simplificar o entendimento desta funcionalidade, o manual será dividido em duas partes: os cadastros prévios com a configuração do processo de análise e o funcionamento geral do módulo de análise de contratos.

Cadastros prévios e configuração do processo de análise

Para o correto funcionamento do controle de contratos, devem ser inseridos os diferentes status e instrumentos relacionados aos contratos.

Cadastrando o Status

Os status são utilizados como mecanismo de controle de acesso do contrato. Além disto, possibilita identificação de em qual parte do processo da análise de contratos este encontra-se.

Nesta área, também, são especificadas quais ações determinados advogados poderão executar quando o processo estiver no status seguinte.

1 – Acesse o menu “Movimentação / C Controle de Contratos de Clientes / 3 Status”;

2 – Será exibida a janela dos status dos contratos. Nesta área, também, são cadastrados e configurados os andamentos que devem ser executados no processo de análise, bem com os responsáveis por cada tarefa a ser executada. O Menu a direita na tela é responsável pelas funções básicas, que são:

• OK: Grava qualquer alteração/inclusão e fecha a janela;
• Cancelar: Desfaz qualquer alteração feita que ainda não tenha sido gravada;
• Gravar: Salva um novo registro que estiver sendo cadastrado ou um já existente que foi modificado;
• Inserir: Abre um novo registro de Status para que o usuário realize um novo cadastro.
• Apagar: Exclui o Status selecionado do sistema.
• Editar: Permite que alterações sejam feitas no registro selecionado abaixo, na lista de Status existentes.

Cadastro de status do módulo de análise de contratos.

Campos relacionados aos Status:

• “Número”: Campo de preenchimento automático pelo sistema e sequencial;
• “Descrição”: Nome do status;
• “Vai para status”: Este campo deve ser sempre preenchido com o número que o sistema gerou para tal ação;
• “Ações que serão mostradas como opção a este”: Neste campo devem ser relacionadas (utilizando os números) às ações que poderão ser executadas quando o contrato estiver no status selecionado. As ações devem ser inseridas utilizando uma vírgula como separador;
• “Providência”: Campo livre para descrição da providência a ser tomada. O texto aqui digitado irá aparecer quando manipularmos os contratos, no campo “Ação requerida”;
• “Situação que esta ação coloca o contrato”: Campo utilizado para definir a ação que o sistema deve executar no contrato. As opções e suas consequências são as seguintes:
  1. É o primeiro status: Status inicial do contrato no sistema. Deve ser usada para definir quem poderá cadastrar novos contratos para análise, tendo os devidos usuários permissão de Acesso nesta ação;
  2. Insere Coordenador: Quando executada, o usuário terá de selecionar um Coordenador para a análise do contrato. Na GC, o Coordenador sempre é o Sr. Marcelo Madeira, não tendo alteração;
  3. Insere advogado: Deve ser selecionada para poder definir um advogado que terá a incumbência de fazer a análise do contrato;
  4. Inicio de análise: Informa ao sistema que o contrato já está em análise pelo advogado responsável;
  5. Correção: Status informativo com finalidade de indicar que foi necessário fazer alguma correção no contrato e que esta já está em execução;
  6. Finaliza/Enviado: Encerra o processo de análise de contrato. Quando selecionada, o usuário será questionado sobre qual forma de envio utilizada para tal contrato. A cor do registro ficará cinza claro na tabela de pesquisa, indicando que foi finalizado;
  7. Cancela processo: Encerra o procedimento de análise, porém o status ficará como “Cancelado”. A cor do registro também ficará cinza claro na tabela de pesquisa, pois o procedimento está encerrado;
  8. Nenhum: Impede que próximas ações sejam executadas.

3 – Os status devem ser cadastrados de acordo com as necessidades do processo de análise de contratos utilizado pelo escritório. Os critérios devem ser observados levando em conta as características das “Ações que serão mostradas como opção a este” e a “Situação que esta ação coloca o contrato”.

No exemplo representado neste manual, temos o seguinte cenário como exemplo:

IMPORTANTE: O cadastro dos status, a configuração das “Ações que serão mostradas como opção a este” e a “Situação que esta ação coloca o contrato” devem ser vistas de forma única e relacionada.

Configurando as autorizações/avisos

Nesta área são configurados e definidos quais advogados irão executar determinada ação cadastrada nos status, quem receberá prazo por o contrato ter entrado em tal fase ou se o responsável do contrato receberá um prazo quando determinada pessoal encaminha o contrato.

1 – Ainda no cadastro de status, acesse a aba “Autorizações/avisos”;

Cadastro e configuração das autorizações/avisos.

Funções básicas:

• Inserir: Utilizado para registrar uma nova ação disponível para um usuário;
• Gravar: Salva um novo registro que está sendo inserido ou modificado;
• Cancelar: Cancela a inserção ou alteração de um registro;
• Apagar: Apaga o registro selecionado, removendo o tipo de ação registrada do usuário.

Campos exibidos:

• “Pessoa”: Advogado que terá permissão para executar determinada ação;
• “Tipo Ação”
  1. Acesso (0): O usuário terá acesso a executar as ações seguintes quando o contrato encontra-se no status em que estamos configurando as autorizações;
  2. Aviso (1): Quando definido que “Advogado X” terá o tipo de ação Aviso, isto quer dizer que sempre que o contrato entrar nesta fase (por ex: “Em Análise”), o “Advogado X” irá receber um prazo solicitando que ele verifique determinado contrato;
  3. Aviso ao Responsável (2): Quando o contrato entrar nesta ação/status que estamos definindo a autorização, será emitido um prazo ao responsável (definido no cadastro do contrato) caso a ação tenha sido realizada pelo usuário informado na tela acima.

Exemplo: Temos 03 usuários com acesso na primeira ação – “Cadastro de contrato”. Além disto, os 03 estão com a autorização como “Aviso ao responsável”, então quando qualquer um dos 03 inserir a ação no contrato,  será disparado um prazo para aquele que foi definido como responsável pelo mesmo (pelo contrato). Caso existisse um 4º usuário com autorização somente como “acesso” e a ação partisse deste 4ª usuário, não seria disparado nenhum prazo.

IMPORTANTE: Observe que a autorização a um determinado advogado está diretamente atrelada com uma ação cadastrada nos status anteriormente.

Exemplo tendo como base a imagem abaixo: Lorena, Marcelo e Pamela podem inserir um novo contrato no sistema (regra exclusiva do “Primeiro Status”). Podem também executar a ação seguinte, de número 2, “Definir advogado executor” (regra geral do sistema – acesso ao status permite executar ações seguintes).

Conclusão: o acesso a um status permite que o usuário execute todas ações do campo “ações mostradas a este como opção”:

Representação dos advogados que podem executar a ação “Cadastro do contrato”.

2 – Na aba “Status”, selecione a ação onde serão configurados os advogados que poderão executá-la no módulo de análise de contratos;

3 – Na aba “Autorizações/avisos”, clique em “Inserir”, selecione a “Pessoa” e em seguida marque o “Tipo Ação” como “Acesso”. Para concluir clique em “Gravar”.

No exemplo acima, os advogados: Marcelo Madeira, Lorena e Pamela podem inserir a ação que registra o cadastro do contrato. Se a Lorena tivesse a ação Aviso (1) e Pamela tivesse a ação Aviso ao responsável (2), significaria o seguinte: sempre que o contrato entrar no status que estamos manipulando, a Lorena recebe um prazo. O responsável receberá um prazo somente se quem mandou o contrato para este status foi Pamela.

IMPORTANTE: Observe que é necessário atribuir o advogado/pessoa responsável por executar cada ação do processo de análise de contratos.

Cadastrando os Instrumentos

O cadastro de Instrumentos é utilizado para que sejam cadastrados os instrumentos ou tipos de contratos que serão analisados. Este pré-cadastro é utilizado no cadastro dos contratos como artefato que caracteriza um contrato em questão.

1 – Acesse o menu “Movimentação / C Controle de Contratos de Clientes / 2 Instrumentos”;

Acessando o cadastro de instrumentos.

2 – Será exibida tela de pesquisa e controle de “Instrumentos”, clique em “Procurar” sem preencher nenhum campo para exibir os instrumentos já cadastrados ou preencha o código ou nome para buscar um instrumento específico.

Tela de pesquisa de “Instrumentos”.

3 – Para cadastrar um novo “Instrumento” clique no botão “Inserir” para liberar os campos do cadastro.

Clique em “Numerar”, preencha o nome do “Instrumento” e em seguida o número do prazo em dias. Para finalizar o procedimento, clique em “Gravar”.

O número do prazo em dias indica qual o prazo para análise de contratos de um determinado tipo, quando o prazo é extrapolado o sistema apresenta na tabela o contrato em questão destacado de vermelho (indicando que esta análise está atrasada).

Cadastrando um novo “Instrumento”.

Cadastro de contrato de clientes

Acesse o menu “Movimentação / C Controle de Contratos de Clientes / 1 Contratos de Clientes” para visualizar a tela de pesquisa do módulo de controle de contratos.

Tela principal do módulo de controle de contratos.

Observe que serão exibidos diferentes filtros para pesquisa de contratos cadastrados, insira os filtros desejados e clique em “Procurar” para exibi-los.

Aba Pesquisa:

Os filtros disponíveis estão relacionados aos dados e características de cada contrato cadastrado. São eles:

• Cliente: Pesquisa todas as análises de contratos do cliente informado;
• Outra Parte: Contratos que contenham a outra parte informada;
• Solicitante: Contratos de um solicitante específico;
• Instrumento: Contratos que sejam de tal instrumento;
• Responsável: Busca por contratos que possuam determinado advogado como responsável;
• Código: Todo contrato tem um código automático gerado pelo sistema. Este código pode ser utilizado para pesquisa de um contrato específico;
• Advogado: É a pessoa responsável por fazer a análise (ou advogado executor), lista os contratos que estão com determinado advogado como responsável por executar a ação;
•  Datas: Pesquisa por um período de datas específico, que pode ser:
  1. Data de chegada ao escritório: presente na aba “Dados”, informa quando o contrato chegou no escritório;
  2. Cadastro: data em que o documento foi inserido/cadastrado no sistema. Esta data pode ser visualizada na aba “Controle”;
  3. Previsão: a data de previsão é calculada de acordo com o instrumento da análise (data de cadastro + dias de prazo [de acordo com o cadastrado no Instrumento]);
  4. Devolução: data de encerramento da análise;
  5. Não usar: não utiliza filtro de datas.
• Status: descrição do status em que se encontra o contrato;
• Situação: situação do contrato, conforme o status;
• Grupo: pesquisa por um grupo de clientes específico (grupo econômico);
• Pasta: busca contratos de uma pasta específica.

Tabela de resultados da pesquisa

A tabela de pesquisa exibe todos os contratos encontrados de acordo com os filtros informados previamente.

Os registros são diferenciados pelas seguintes cores:

• Preto: contrato com análise em dia;
• Azul: contrato teve um advogado definido para executar a tarefa, mas ainda não entrou em análise (advogado ainda não executou a tarefa);
• Vermelho: Prazo previsto para entrega de acordo com instrumento já venceu. Análise em atraso;
• Cinza claro: Análise encerrada ou cancelada.

Além disto, podem ser exibidos resultados destacados com a fonte em negrito. Os resultados em negrito (independente da cor/status) representam análises marcadas como Urgentes. Para definir uma análise como urgente, existe o campo “Urgente” na aba “Dados”.

Cadastrando um novo contrato

1 – Clique no botão “Inserir” no menu a direita da tela.

2 – Preencha os campos “Cliente”, “Pasta” (opcional), “Outra Parte” (opcional), “Instrumento” (opcional), Responsável, “Solicitante” (opcional), “Tipo de demanda” (opcional) e “Área responsável (opcional).

3 – Clique no botão “Gravar”.

4 – Após o contrato estar gravado no sistema, o usuário que o salvou deverá cadastrá-lo (documento ou email) no GED. Para isto, o registro do contrato deverá estar selecionado e então utilizaremos o botão “GED”, no menu ao lado direito . O botão “GED (Todos)” deve ser ignorado, ele será retirado do sistema.

Obs: As instruções de utilização do GED seguem no final deste manual.

Cadastrando um novo contrato.

Funcionamento geral do processo de controle de contratos

1 – Selecione o contrato que está sendo analisado. As ações que o advogado pode executar no contrato em questão serão exibidas na parte inferior da tela de dados.

2 – Selecione a ação desejada, clicando na seta para baixo ao lado esquerdo do botão “Executar Ação”. Após selecionada a ação, clique no botão “Executar Ação”.

Executando uma ação no processo de analise de contratos.

3 – Será exibida uma mensagem de confirmação para a mudança de status do contrato;

4 – Neste exemplo, o status do contrato está sendo alterado para “Definir Advogado Executor”, assim o sistema solicita que seja especificado qual advogado será o responsável pela análise do mesmo. Importante frisar que por convenção, foi definido que antes de definir o advogado executor, o instrumento (Campo “Instrumento”) deverá ser selecionado;

Selecionando o advogado responsável.

5 – Seguindo o exemplo demonstrado, o Bruno inseriu o Frederico como responsável pela análise do mesmo. Agora, suponha que o Frederico acessou o módulo de controle de contratos para dar andamento no processo. Quando temos o advogado executor definido, este terá como obrigação preencher todos os campos ainda não preenchidos na análise de contratos, sendo eles: Pasta, outra parte, solicitante, tipo de demanda e área responsável. O

Observe que serão apresentadas a ele as diferentes ações que poderão ser executadas por ele no contrato;

6 – Mais uma vez selecione a ação desejada e clique em “Executar Ação”, será exibida uma mensagem de confirmação da alteração de status do contrato no processo de análise; Neste caso, a próxima ação seria enviar para correção. Então o responsável ou coordenado revisam, retornam para o advogado executor ou enviam para o cliente. Ao executar a ação e “Enviar para cliente”, o sistema abre um janela perguntando se o modo de envio: “e-mail” ou “visado”. Escolha a opção e confirme. O processo será encerrado, ficando cinza no grid de pesquisa.

IMPORTANTE: Durante todo o processo de análise do contrato é possível inserir fichas tempo, clicando no botão correspondente no menu a direita. O contrato deve ser cadastrado especificando uma pasta que será utilizada para a análise de contratos, as fichas tempo serão lançadas considerando as características da pasta (contrato, setor de custo, etc.). Caso o contrato não tenha pasta especificada, a ficha tempo terá somente o cliente preenchido, sendo de função do usuário preencher os demais campos normalmente.

Cadastrar Ficha Tempo

Após clicar no botão “Nova Ft” no módulo de contratos, o usuário deverá especificar qual serviço foi realizado e como foi, preenchendo os seguintes campos:

Advogado: O usuário irá preencher com o seu próprio nome. Futuramente este campo irá trazer o nome do advogado logado no sistema automaticamente.

Data: Preencha o dia em que a tarefa foi executada.

Horas: Quanto tempo foi gasto no serviço. Clique no reloginho ao lado para informar a hora inicio e fim, que fará com estes campos na tela de FT sejam preenchidos automaticamente. 

Unidade: Selecione qual unidade da GC que está sendo realizado o serviço

Observação: Busca do campo observação do contrato.

Depois de preenchido os campos clique no botão “Gravar”.

Gerenciamento eletrônico de documentos - GED

O GED foi desenvolvido para o armazenamento de documentos eletrônico facilitando a sua pesquisa e controlando a versão dos documentos.

O sistema posui o GED nas seguintes opções do sistema:

1 – Clientes: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Clientes no sistema;

2 – Fornecedores: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Fornecedores no sistema;

3 - Pastas/Processos e Movimentações: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinada Pastas, Processos e/ou Movimentações no sistema;

4 – Contratos: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Contrato no sistema;

5 - Contas a Pagar: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado lançamento do Contas a Pagar;

6 - Contas a Receber: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Contas a Receber;

Nas telas das opções acima sempre poderá ser encontrado o botão de acesso ao GED (Figura 1)

Figura 1

OBSERVAÇÃO:

A seguir, os principais botões que serão usados neste tutorial:

        - Utilizado para inserir um novo registro;

          - Utilizado para inserir vários registros;

        - Utilizado para Gravar alterações e guardar o documento;

          - Utilizado para abrir/visualizar um determinado arquivo;

        - Utilizado para grava o link do arquivo mas ainda não armazena o arquivo no GED (Para armazenar o arquivo será necessário fazer o CHECK IN);

                - Utilizado para procura o arquivo na diretório (Local ou da Rede);

        - Utilizado para edita a descrição do registro atual;

        - Utilizado para gravar e sai do GED (Mesma funcionalidade do botão Gravar);

        - Utilizado para cancelar as inclusões/alterações que estavam sendo realizadas;

          - Utilizado para guarda o(s) documento(s) no servidor GED;

           - Utilizado para devolver o(s) Documento(s) para o diretório local para que ele possa ser alterado;

           - Utilizado para criar um novo documento a partir de um tipo/modelo já existente.

Acessando o GED

Sempre quando acessamos o GED (Independente da opção do sistema) aparece a tela de “DADOS” (Figura 2)

Figura 2

Inserindo um documento no GED

Clique em “Inserir” para incluir um novo registro, em seguida selecione e arraste o arquivo desejado de dentro do seu “Windows Explorer” para dentro do campo “Arraste e solte Arquivos Aqui” (Caso o arquivo venha a ser um email selecione o  email no seu Outlook e arraste-o até o campo “Arraste e solte Mensagens Aqui”.

No campo descrição dê um nome ao arquivo/e-mail (Se você não definir um nome o sistema colocará o mesmo do arquivo original), insira em “Data p/ arquivamento” a data em que o documento pode ser retirado do GED; em seguida clique no botão “Gravar” para gravar o link do arquivo no sistema.

Após confirmar/Alterar o arquivo clique então em “Check-in” para gravar o arquivo no Servidor do GED.

Você tem a opção de selecionar o botão “Grava e Check-in” para que o sistema grave o link do arquivo e o armazene no servidor do GED ao mesmo tempo.

Figura 3

Após clicar no botão “Check-in” ou “Grava e Check-in” sistema emitirá a seguinte mensagem de confirmação.

Figura 4

OBSERVAÇÃO: Sempre marque a opção “Mover o arquivo ou mensagem Original” para que não se crie um arquivo no GED e outro no caminho original (Local o Rede). Se optar por deixar copia no caminho original (Local ou Rede) deixe esta opção desmarcada.

Inserindo mais de um arquivo no GED

Clicando no botão “Inserir Arquivos” o sistema abrirá a tela “Inserir Multiplos Arquivos no GED” onde será possível inserir diversos arquivos no GED rapidamente.

Figura 5

Na tela “Inserir Multiplos Arquivos no GED” você pode arrastar e saltar vários arquivos e/ou Mensagens (Conforme respectivos campos) e em seguida selecione a opção “Fazer Check-in Automático” (Se esta for sua vontade) e depois clique no botão “Inserir Dados” para anexar os arquivos no Servidor do GED.

Você também tem a opção de selecionar os arquivos diretamente no “Windows Explorer”, para isso basta clicar no botão “Abre W. Explorer” e selecionar os arquivos conforme desejar.

Após clicar no botão “Inserir Dados” o sistema emitirá a seguinte mensagem de confirmação.

Figura 6

Clicando em sim, os arquivos serão gravados, porém somente estarão guardados no servidor GED se a opção “Fazer Check-in Automático” estiver selecionada.

Pesquisa de Arquivos

A tela de pesquisa, assim como em todas as áreas do Advwin possui diversos campos distintos, como mostrada na figura 7.

Figura 7

Para pesquisar um Arquivo basta digitar uma das opções disponíveis (Ou o máximo de dados que você souber) para encontrar o Arquivo desejado.

Alterando informações no arquivo

Para alterar um arquivo, primeiro é necessário pesquisar o arquivo, como mostrado no item 5.

Após pesquisar o arquivo selecione-o e em seguida clique no botão “Check-out” (Ao clicar neste botão o sistema irá buscar o documento no servidor de GED e criará uma cópia no caminho C:\temp da  sua máquina(copiar e não mover).

A mensagem da figura 8 irá aparecer, será criado o diretório C:\Temp.

Figura 8

OBSERVAÇÃO: Esta mensagem somente aparece quando a maquina ainda não tem o diretório C:\Temp criado. Nesta pasta o sistema irá guardar os arquivos retirados de GED.

Após terminada a edição,  guarde novamente o arquivo no servidor GED, clicando no botão “Check-in”.

Controle de Versões de Arquivo(s)

Ao fazendo o “Check-out” de um arquivo o mesmo poderá ser editado e gravado novamente no GED. Este processo fará o arquivo mudar de versão (De versão 1 para versão 2 e assim sucessivamente).

Caso queira abrir versão 1 ou 2 basta selecionar qual a versão desejar na aba “Versões” e clicar em abrir (Lembrando que o aconselhável é utilizar sempre a ultima versão).

Figura 9

Ao pesquisar um arquivo no GED você poderá visualizar todos os dados do mesmo através da aba “DADOS” (Você poderá ver o status do arquivo, se está guardado no GED, em qual versão se encontra, tipo de arquivo, e último usuário que realizou o Checkout).

Figura 10

Classificação (Meta Dados)

Meta dados é a classificação dada ao documento (arquivo). Esta clasificação pode ser dividida da seguinte forma:

1 - Área de Atuação: Setor ao qual pertence (Ex.: Administrativo – Trabalhista);

2 - Tipo de Arquivo: Tipo de extensão (Ex.: Word, PDF, Excell, Mensagens);

3 - Tipo de Documento: Ex.: Contrato, Petição, Ata de Reunião;

Para cadastrar os Meta Dados basta clicar no botão “Inserir Meta” e escolher a classificação desejada; lembrando que é possível inserir mais de uma classificação para determinado Arquivo (documento).

Envio de documentos do GED

O GED do sistema permite que você envie um documento diretamente por e-mail. Para executar o envio basta pesquisar o documento no GED (Item 5) e depois clicar na aba “Envio” e em seguida selecionar a opção desejada conforme demostrado na figura 11

Figura 11

OBSERVAÇÃO: Para executar o envio de documentos por e-mail é necessário que o OUTLOOK esteja aberto.