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Introdução

Este manual tem o intuito de orientar o administrador do sistema na utilização do módulo de Gerenciamento Eletônico de Documentos – GED dos sistemas ADVwin, ADVfast e CASHwin.

O uso do GED possibilita eficiência e organização nos processos do escritório, além de proporcionar o controle de arquivos e documentos relacionados aos clientes e suas respectivas pastas.

Com aumento da inserção da tecnologia da informação nas práticas cotidianas de diferentes empresas, a gestão eletrônica de documentos (GED) se destaca – apesar de que a quantidade de informações sobre o assunto tenha criado mais dúvidas que soluções. 

A definição do que é GED é simples: basicamente armazenar papel em forma digital. Mas, ao analisar o processo, é possível ver que a implantação de um GED não é tão fácil. O primeiro passo para o sucesso de um GED é a conversão de documentos nascidos em papel para o meio digital. Para atender a demanda de uma empresa média, por exemplo, devemos considerar milhares ou milhões de páginas de documentos arquivados e que, muitos deles, precisam ser consultados antes de serem enviados para um birô de digitalização. Torna-se necessário então fazer um planejamento de envio dos documentos para uma empresa especializada em digitalização, caso a própria empresa não tenha condições de assumir o processo, considerando a necessidade de um bom espaço, scanner de alta performance, mão de obra qualificada e, mais espaço. 

Antes da digitalização de cada documento que chega ao birô é necessário também tratá-los e limpá-los, para que estes sejam encaminhados a um scanner de última geração que poderá digitalizar milhares de documentos por hora, assim será dado início ao processo de remontagem dos mesmos, para que fiquem na mesma forma e ordem que foram entregues. Paralelo à fase de digitalização, cabe à preocupação de como os novos documentos que entrarem na empresa daí pra frente serão digitalizados. 

Terminada a primeira etapa do GED, com a digitalização dos arquivos é dado início à indexação e recuperação de documentos, que facilite a busca destes em meio a tantos arquivos. É um momento delicado, quando muitos processos de GED param ou, até mesmo, morrem. Esta parte exige um detalhado planejamento e um bom software de gestão da informação para que documentos estejam disponíveis para os usuários certos no momento certo. 

É preciso definir quais são os indexadores que permitirão a busca dos documentos e qual será o software de gerenciamento. Dessa forma, o usuário terá acesso aos documentos direto da mesa dele, com tempos de busca inferiores há cinco segundos. No mundo ideal, este software estaria integrado com seu software de gestão.

Feita a digitalização, a indexação, o armazenamento e a busca, ainda restam algumas surpresinhas neste processo. Aonde armazenar todo o conteúdo? O software de GED é simplesmente um gerente, os documentos estarão armazenados em um storage, servidor, banco de dados ou CD/DVD que precisarão de investimento e constante gerenciamento. O ambiente de armazenamento dos documentos/arquivos está sujeito a vários tipos de problema, pois servidores queimam, são roubados, são contaminados por vírus, entre outros. Como todos os documentos estarão em meio digital, você terá que se preocupar com a segurança e a manutenção constante dos arquivos do GED, uma boa prática é a realização de backups periódicos do diretório onde os arquivos estão armazenados, bem como, a proteção dos mesmos por meio de políticas de segurança para acesso a estes.

O GED é um dos maiores benefícios em termo de TI no mercado atualmente. Ele facilita o trabalho, agiliza processos, diminui custos (armazenar papel em metro quadrado de aluguel é caro). Porém, entrar neste processo sem o devido cuidado e planejamento pode ter consequências desastrosas. Se você ou sua empresa tem intenção de implantar um GED, cerque-se de profissionais qualificados, pesquise, planeje e invista para evitar que seu projeto de GED termine no efeito "Titanic".

Características

• Controla o acesso de usuário por login, senha e nível de permissão;
• Armazena documento digital produzido em qualquer formato (Word, Excel, PDF, E-mail, etc.);
• Armazenagem documental centralizada e totalmente indexada;
• Permite a vinculação documental por área e assunto (processual, financeiro, e outros);
• Possui um rápido e eficiente sistema de busca documental;
• Permite restringir o acesso a documentos somente às pessoas autorizadas;
• Protege a originalidade documental pela criação de nova versão a cada alteração produzida;
• Facilita a publicação documental via Internet, Outlook, Windows Explorer, etc.;
• Permite rastrear as alterações nos documentos feitas pelos usuários;

Com ele é possível víncular a uma pasta os arquivos do processo em formato digital, seja ele texto, audio ou video para que o mesmo seja armazenado e disponibilzado para os demais advogados. Os arquivos após armazenados podem ser acessados e alterados pelos usuários.

O sistema possui o vínculo com o GED nas seguintes áreas/módulos:

• Clientes: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Cliente no sistema;

• Fornecedores: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Fornecedore no sistema;

• Pastas/Processos e Movimentações: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinada Pasta, Processo e/ou Movimentação no sistema;

• Contratos: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Contrato no sistema;

• Contas a Pagar: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado lançamento do Contas a Pagar;

• Contas a Receber: Onde serão anexados todos os documentos relacionados a determinado Contas a Receber;

IMPORTANTE: O acesso ao GED nas referidas áreas/módulos dependerá diretamente das permisões atribuídas ao advogado no sistema.

Para conhecer o módulo de GED  do sistema acesse o menu “Consulta / 4 Documentos GED”, será apresentada a janela principal do módulo com uas respectivas abas separadas por asunto:

Configurando o GED

 Os parâmetros de configuração devem ser inseridos na tela de parâmetros do sistema, em: “Arquivos / Z Parâmetros / GED”. 

Acessando os parametros do sistema no menu principal.

IMPORTANTE: As configurações são específicas e relacionadas ao ambiente em que o sistema está instalado, levando em conta as necessidades do escritório.

1 - Na tela de configuração do GED, selecione como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos será realizado no sistema.

Teremos as seguintes opções:

• Não Usar: Quando marcada, indica que o sistema não utilizará o GED;
• Usar Atalhos: Quando marcada, indica que o GED será configurado para que seja armazenando o caminho/localização dos arquivos na rede. Os arquivos não serão armazenados e centralizados em um único diretório, farão referência às máquinas dos usuários, assim caso um arquivo armazenado em determinada máquina tenha sua localização ou nome alterado, não será possível localiza-lo posteriormente no GED;
• Usar Vault: Quando marcada, indica que o GED será configurado de forma que os arquivos sejam armazenados e centralizado em um único diretório na rede. Utilizando tal opção é possível armazenar cada documento de forma única, o que garante que registros não sejam inseridos em duplicidade além de possibilitar o gerenciamento das versões e alterações do documento.

Marque a opção “Usar Vault”;

Aba “GED” na tela de configuração de parâmetros do sistema.

2 - Insira no campo: “Patch para Vault” o caminho/diretório onde a pasta “Vault” estará localizada no servidor.

IMPORTANTE: A pasta “Vault” deve estar localizada em um servidor de arquivos com as devidas politicas de segurança implementadas (usuários ou grupos de usuário que podem acessá-la), além disso a pasta deve estar oculta ou ser um compartilhamento administrativo para aumentar a segurança.

Devem ser atribuídas permissões de acesso em cada uma das sub-pastas de acordo com o nível de permissão de cada usuário ou grupo de usuários da rede.

Assim é possível atribuir diferentes níveis de acesso por usuário a uma determinada pasta de arquivos do GED.

Exemplo: Certos usuários deverão “ler e escrever” na pasta que contém os arquivos relacionados ao módulo de contratos do sistema, ou poderão apenas ler se for o caso.

A configuração das permissões de acesso dependerá diretamente da política de acesso dos usuários implementada na rede do escritório.

O servidor de Banco de Dados precisa ter acesso a pasta “Vault”.

Sugerimos a implementação de uma rotina de backup periódico da pasta “Vault”, todos os arquivos do GED estarão armazenados nesta pasta.

3 - Informe no campo “Prefixo a ser inserido na nomeação dos arquivos” o código de identificação que irá compor o nome dos arquivos armazendos internamente no GED. Geralmente são utilizadas as letras iniciais do nome do escritório, como TWT por exemplo, assim a identificaão interna do arquivo será composta da seguinte forma: TWT000000001_V1.doc. Onde “TWT” é o prefixo estipulado, “000000001” é o número geral do documento e “V1” é o número da versão do documento.

O código é atribuído ao arquivo no ato da inserção do mesmo no GED.

4 - É possível alterar um arquivo já armazenado no GED de forma rápida e intuitiva, para tal é necessário que cada usuário do sistema tenha em seu computador uma pasta especificada como área de trabalho. 

Insira no campo “Path para area de trabalho temporária” o caminho onde a pasta estará localizada nos computadores da rede, geralmente utiliza-se a pasta “temp” na unidade “C:”, “C:\temp”.

IMPORTANTE: A pasta da área de trabalho temporária deve existir em todos os computadores em que o sistema está instalado, o sistema possibilita a criação da pasta quando o usuário criar o primeiro arquivo na área de trabalho temporária.

O último caracter não pode ser “\”.

Habilite a opção “Gravar conteúdo de arquivos do Word ao dar check-in” para que a funcionalidade que permite ao usuário pesquisar documentos no GED a partir que seu conteúdo (texto) seja disponibilizada (apenas para arquivos de texto e do Word). 

5 – O sistema permite a criação de um vínculo entre o Windows e a extenção dos arquivos do GED. Para tal, no menu principal acesse “Utilitários / A Registrar GED no windows”.

Após este procedimento o GED estará devidamente configurado e pronto para ser utilizado no sistema.

Conhecendo o GED do sistema

O módulo de GED do sistema é acessado pelo menu “Consulta / 4 Documentos GED” e é utilizado para pesquisar, inserir e classificar arquivos.

A janela principal do GED é dividida entre as abas:

Aba “Pesquisa” no módulo de GED do sistema

Aba “Dados” no módulo de GED do sistema.

Aba “Versões” no módulo de GED do sistema.

Aba “Classificação (Meta Dados)” no módulo de GED do sistema.

Aba “Envio” no módulo de GED do sistema.

Inserindo um novo arquivo no GED

Diferentes módulos do sistema estão relacionados ao GED, isso possibilita que os arquivos sejam inseridos de acordo com seu contexto.

Um exemplo prático seria o armazenamento de um processo devidamente digitalizado no GED da pasta referente ao processo no sistema, além disso podemos inserir a cópia de um contrato assinado, planilhas,  fotografias, recibos, arquivos de audio, entre outros.

Neste manual utilizaremos o módulo de Pastas/Processos para ilustrar a inserção de arquivos no GED do sistema.

1 - Acesse o módulo de Pastas/Processos através do menu principal: “Movimentação / 6 Controle de Pastas/Processos / 1 Controle de Pastas/Processos”;

Acessando o módulo de Pastas/Processos.

2 – Pesquise pela pasta onde o arquivo será inserido e vinculado. Selecione a pasta e abra a aba “Movimentação”;

Aba “Movimentação” no módulo de Pastas/Processos.

Observe que são exibidos dois botões relacionados ao GED nessa tela:

Botão relacionado ao GED da movimentação.

Botão relacionado ao GED da movimentação.

IMPORTANTE: Nos demais módulos e áreas vinculados ao GED do sistema é apresentado o botão “GED”.

Botão GED relacionado aos demais módulos do sistema.

3 – Clique no botão “GED da Pasta” para que um novo documento relacionado ao processo seja inserido, a tela do GED será apresentada;

4 – Na aba dados, clique no botão “Inserir” e os campos serão habilitados. Em seguida arraste o arquivo para a área de inserção.

Inserindo um arquivo da área de trabalho do usuário para o “GED da pasta”.

5 – Ao soltar o arquivo na área de inserção, o sistema habilita os botões para gravação do documento no GED.  Clique no botão “Gravar e Check-in” para que o documento seja armazenado no GED.

IMPORTANTE: Realizar “Check-in” significa processar o arquivo para que ele seja efetivamente inserido no GED do sistema.

6 – Será exibida uma janela de confirmação para inserção do arquivo. Caso queira, o arquivo pode ser movido de seu local original (área de trabalho do usuário) para o GED. Clique em “Sim” para confirmar.

IMPORTANTE: Ao marcar a opção “Mover o arquivo ou mensagem Original”, o sistema irá apagar o arquivo original armazenado no computador e grava-lo no GED, assim ele estará disponível somente no GED.

Confirmação para gravação do documento no GED do sistema.

IMPORTANTE: Caso ao incluir um arquivo no GED o sistema verifique que já existe um arquivo armazenanado com o mesmo nome e relacionado a determinado registro no sistema, é exibida ao usuário uma mensagem questionando qual ação será realizada.

7 - Ao término do processo o arquivo será processado e inserido no GED do sistema.

Módulo de GED do sistema, documento processado e arquivado.

IMPORTANTE: O arquivo estará inserido no GED quando o registro estiver destacado em verde e seu “Status no GED” como “Guardado”.

O sistema permite que vários arquivos sejam inseridos de uma única vez no GED. Para tal, clique no botão “Inserir Arquivos” e será apresentata a janela para inclusão dos arquivos a serem processados.

Bastará selecionar e inserir os arquivos desejados, em seguida marque a opção “Fazer Check-in Automático” e clique no botão “Inserir Dados” para que os arquivos sejam processados e inseridos no GED do sistema.

Janela “Inserir Multiplos Arquivos no GED”, modulo de GED do sistema.

Classificando os arquivos inseridos

O sistema possibilita a classificação dos arquivos inseridos no GED através de Meta Dados, com essa classificação conseguimos agrupar e mapear por tipo, categoria, localização, área, entre outros. 

A classificação dos arquivos através dos Meta Dados proporciona maior organização e controle ao sistema, utilizando essa funcionalidade é possível listar arquivos armazenados no GED apenas pelas caracteristicas atribuídas ao mesmo.

Passo 1

Inicialmente é necessário criar os Meta Dados que serão utilizados para compor a identificação dos arquivos. Caso a classificação dos Meta Dados já estejam criados,  avançe para o Passo 2.

1 – Para cadastrar os Meta Dados do GED, acesse o menu “Arquivos / G Arquivos Compementares / A Meta Dados GED”;

Acessando a tela de cadastro dos Mete Dados do GED do sistema.

2 – O sistema exibirá a janela de cadastro de Meta Dados do GED destacando os campos para criação dos grupos e os itens do grupo.

A classificação deve ser criada seguindo um ordem lógica entre os grupos e os itens de cada grupo, por exemplo:

• Tipo de documento (grupo)
  1. Defesa (descrição do item)
  2. Processo
  3. Nota Fiscal
  4. Recibo
  5. Contrato
• Extenção do arquivo (grupo)
  1. Arquivo compactado (descrição do item)
  2. Email
  3. Excel
  4. Imagem
  5. PDF
  6. Power Point
  7. Word

Na tela de cadastro é possível inserir, editar ou apagar os grupos e os items dos grupos de acordo com a necessidade e o contexto de uso do GED do sistema.

Tela de cadastro dos Meta Dados do GED do sistema.

3 – Clique no botão “Inserir” e o sistema irá liberar os campos para digitação;

4 – Para adicionar um novo grupo, clique no botão “Novo Grupo” e identifique-o. Em seguida insra no campo “Descrição” os items

Criando um novo grupo de Meta Dados do GED do sistema.

IMPORTANTE: É possível editar ou adicionar apenas um item (Descrição) do grupo, basta seleciona-lo e clicar no botão “Editar” para que o campo seja libeado para edição.

Passo 2

Com as classificações criadas, podemos agora adicionar os Meta Dados aos arquivos armazenados no GED do sistema.

1 – Acesse o módulo de  GED do sistema e selecione o arquivo que será classificado;

2 – Clique no botão “Inserir” e a tela para seleção da classificação será apresentada.

Selecionando os Meta Dados do arquivo.

3 – Selecione as características do arquivo de acordo com seu contexto, é possível inserir várias características a um arquivo, basta repetir o processo inserindo novos Meta Dados (características).

Arquivo com seus respectivos Meta Dados no módulo de GED do sistema.

Editando arquivos inseridos no GED do sistema

É possível trabalhar com documentos e arquivos já inserdos no GED do sistema de forma rápida e prática, diferentes advogados podem por exemplo contribuir para criação de um documento. Para que isso seja possível, é criada uma cópia local (no computador do usuário) do documento em uma pasta temporária, essa pasta será utilizada como área de trabalho para armazenamento dos arquivos que estão sendo editados.

IMPORTANTE: A pasta temporária utilizada para alterações nos arquivos e é específicada na configuração do GED nos parametros do sistema.

O GED do sistema oferece também um controle de versão para os arquivos armazenados, com isso as alterações podem ser consultadas e identificadas.

Passo 1

Acesse o GED do sistema e selecione um  arquivo para edição;

1 – Clique no botão “Check-out” para que seja criada uma cópia do arquivo em uma pasta temporária;

2 – O sistema irá questioná-lo se deseja criar a cópia do arquivo, confirme.

Realizando “Check-out” de um arquivo.

IMPORTANTE: Caso no computador onde o arquivo está sendo copiado não exista a pasta temporaria, o sistema irá questioná-lo se deseja criá-la. Clique em SIM

Confirmação para criação da pasta temporária.

3 – Observe que o status do documento será alterado para “Retirado”. Com isso interpreta-se que o documento foi “retirado” do GED do sistema por um determinado usuário, o que não impede que os demais usuários possam visualiza-lo.

Arquivo “retirado” do GED do sistema para alterações.

4 – Depois de realizado o “Check-out”, dê um duplo clique no documento para que ele seja exibido.

IMPORTANTE: Os documentos são exibido pelo programa relacionado a seu tipo e instalado no computador, portanto um arquivo .doc será aberto pelo Microsoft Word ou por um editor de texto semelhante.

5 – Suponha que o documento tenha sido aberto pelo Word, depois das alterações serem realizadas o arquivo deve ser salvo na mesma pasta que origem (pasta temporária do GED) e seu nome não poderá ter sido modificado. 

IMPORTANTE: Utilize a função “Salvar” no Word, assim as alterações serão salvas no local original do arquivo.

Passo 2

 Com o documento alterado, será necessário realizar o “Check-in” do arquivo no GED do sistema para que os demais usuários possam visualizar a nova versão com as alterações.

1 – Selecione o registro do documento em questão no GED e clique no botão “Check-in”, em seguida clieque em “Sim” para confirmar o “Check-in” do arquivo.

Realizando “Check-in” em um documento no módulo de GED do sistema.

2 – Observe que o controle do GED inseriu uma nova versão para o documento, além disso o “Nome do Arquivo” foi alterado identificando a versão 2 do arquivo (TWT0000000010_V2.docx).

Aba “Versões” no módulo de GED do sistema exibindo as versões do documento

Outras ferramentas e funcionalidades relacionadas ao GED

Criando um documento modelo para utilização no GED

É possível criar e estabelecer documentos para serem utilizados como modelo. 

Podem ser criados modelos de contrato, defesas, recursos, petições, entre outros. 

1 – Acesse os parâmetros do sistema através do menu principal em: “Arquivos / Z Parâmetros”  e clique na aba “GED”;

2 – Na parte inferior da janela estão localizados os campos para criação de um novo modelo;

• “+”: Incluir um novo modelo de documento;
• “-”: Apagar um modelo de documento;
• “v”: Confirmar alterações no modelo de documento;
• “x”: Apagar um modelo de documento.

O sistema permite a criação de modelos de documento de duas formas, utilizando um arquivo do Microsoft Office (Word, Excel) ou um arquivo já armazenado no GED do sistema.

Aba “GED” nos parâmetros do ADVwin para criação de modelos de documentos.

3 - Clique no botão “+”, insira a descrição do documento de modelo, selecione o “Tipo” do arquivo modelo que será inserido:

GED – Para arquivos já armazenados no GED em alguma área do sistema;

Arquivo – Arquivos do Microsoft Office armazenados no em um diretório específico no computador ou na rede.

No campo “Área GED” selecione em qual módulo no GED o modelo será disponibilizado (Advogados, Clientes, Pastas, etc.).

Dúvidas? 

Entre em contato com o suporte através do e-mail suporteadvwin@twtinfo.com.br ou pelo telefone (31) 3273-1800.

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