Pagamento de Debites : TWT Info

1. Objetivo

Este manual tem como objetivo orientar o usuário, com acesso ao Módulo Financeiro, realizar a rotina de pagamento de Debites no sistema ADVWIN.

2. O que é o pagamento de Debite?

Neste módulo Financeiro é possível acessar todas as despesas lançadas pelo advogado/usuário, revisar os comprovantes em anexo e dar baixa ou lançar um contas a pagar.

3. Acessando Pagamentos Debites

Para acessar o módulo pagamento debites ir ao Menu Financeiro > 5 Pagamentos Debites, conforme imagem abaixo:

4. Aba Pesquisa

– Nesta aba é possível realizar a pesquisa de todos os debites no sistema; seja ele vinculado a uma pasta, movimentação ou lançado diretamente no módulo debite.

– Através desta tela é possível pesquisar e realizar o pagamento dos debites, gerando uma CPR (item 7.1. deste manual) ou gerando uma Baixa (item 7.2. deste manual)

– É possível pesquisar debites para realizar uma transferência entre contas, gerando uma CPR (item 8.1. deste manual) ou gerando uma Baixa (item 8.2. deste manual)

– É possível pesquisar debites e realizar uma transferência entre contas, estornando o saldo para o cliente (explicação no item 8.3 deste manual)

1. Listar por: neste campo é possível escolher a ordem das informações do Grid por número, advogado, cliente ou data.

2. Usar datas: ao marcar esta opção, o usuário poderá realizar a pesquisa conforme a data do debite cadastrado no sistema, utilizando os campos ‘Início’ e ‘Fim’.

3. Advogado: neste campo o usuário irá selecionar o advogado que inseriu o debite a ser creditado.

4. Advogado (se diferente do a creditar): caso as permissões do Advogado (03) que inseriu o debite, não seja possível alterar o nome, neste campo é inserido o Advogado que irá creditar o debite.

5. Número: número do debite a ser pesquisado.

6. Cliente: neste campo o usuário irá selecionar o cliente referente ao debite a ser pesquisado.

7. Tipo de serviço: realiza a pesquisa para o tipo de debite inserido

8. Tipo de serviço diferente de: realiza a pesquisa do tipo de debite, exceto o que está selecionado.

9. Status: é possível filtrar a pesquisa pelo status do debite. Sendo eles:

Ok para cobrança: o debite será cobrado do cliente;
Em cobrança: debite já foi faturado;
Não cobrado: o debite não será cobrado do cliente
Cancelado: o debite lançado foi cancelado, evitando – se a necessidade de deletar o registro;
Documento: o Debite está aguardando a inserção de documento no GED para justificar a despesa e, posteriormente, será liberado para cobrança
Todos: pesquisa referente a todos os status citados acima.

10. Unidade: unidade do escritório vinculado ao debite.

11. Setor de custo: setor de custo referente ao debite.

12. Utiliza transferência entre contas: este campo é utilizado quando o escritório trabalha com adiantamento de contas com clientes.

Exemplo: em alguns casos, os clientes adiantam um valor de pagamento. O escritório para realizar o controle desse adiantamento do cliente cria uma conta fictícia dentro do sistema e assim pode realizar transferência entre contas, podendo gerar a Baixa (item 8.2. deste manual) ou gerando uma CPR (8.1. deste manual).

OBS: ao marcar este campo, é necessário selecionar um advogado e cliente para a pesquisa.

– Glosar debite (estornar saldo para cliente): este campo trata do estorno de um valor que o cliente adiantou. Ao marcar está opção, o escritório irá gerar a Baixa ou a CPR de estorno para o cliente (item 8.3. deste manual).

13. Procurar: botão para executar a pesquisa

Para realizar a pesquisa de um ou mais debites, preencher os campos acima.

5. Aba Dados

Nesta aba o usuário irá visualizar as informações do debite pesquisado.

1. Número: número do debite

2. Data: data do debite

3. Advogado: advogado que realizou o lançamento do debite

4. Unidade: unidade o qual o cliente é vinculado

5. Setor de custo: setor de custo referente ao debite lançado

6. Cliente: cliente do debite lançado

7. Valor do Advogado: valor que será reembolsado ao usuário

8. Valor do cliente: valor que será cobrado do cliente

9. Depende do Adiant.: este é um campo livre de digitação (Sim/Não). O usuário poderá informar se este pagamento se trata de um adiantamento.

10. Advogado (se diferente do a creditar): caso o campo esteja preenchido, este será o advogado que receberá referente ao debite;

11. Descrição: neste campo está a descrição do debite.

6. Botões Laterais

– Sair: ao clicar neste botão a tela pagamento de debites será fechada;

– Gerar CPR: ao clicar neste botão o sistema irá gerar um contas a pagar para efetuar a baixa;

– Gerar Baixas: ao clicar neste botão, o sistema irá dar baixa no debite e lançar o debite como ‘pago’ no módulo CPR Baixadas;

– Estornar Saldo: Utilizado quando na aba pesquisa estiverem selecionados “Utiliza transferência entre contas” e “Glosar debite (estornar saldo para cliente).

– Imprime Frente/Verso?: marcando essa opções será possível imprimir o debite frente e verso

– GED: ao clicar neste botão, o usuário será redirecionado há uma nova tela, onde será possível visualizar os documentos referente ao debite selecionado/pesquisado;

– Ao clicar no botão , será aberta uma nova tela para a visualização dos documentos inseridos ao debite selecionado/pesquisado;

– Imprimir: ao clicar neste botão, é possível imprimir o debite selecionado/pesquisado.

7. Formas de Pagamento de Debites

7.1. Gerando uma CPR

Para Gerar CPR de um ou mais debite(s), seguir o passo a passo abaixo:

I. Pesquisar o/os debite(s) para gerar a CPR, conforme o item 4. deste manual;

II. Selecionar o/os debite(s) e clicar no botão ‘Gerar CPR’ e abrirá a seguinte tela e clicar em ‘SIM’:

OBS.: para selecionar mais de um debite o usuário poderá clicar na tecla ‘SHIT’ + seta para baixo ou ‘CTRL’ e clicar nos debites que deseja realizar a CPR.

III. Ao clicar ‘SIM’, abrirá a seguinte tela:

IV. O usuário irá preencher os campos acima:

1. Doc.: selecionar o tipo que será realizado o pagamento

2. Número: selecionar qual forma de numeração: numerar geral ou numerar fatura

3. Tipo Lançamento: selecionar o tipo de pagamento referente ao debite, para localizar os tipos de lançamentos, clicar no ícone e será aberta uma nova tela com os tipos de lançamentos.

4. Centro: neste campo o usuário seleciona o setor referente ao pagamento do debite. Caso o usuário marque a opção ‘Usar centro originais dos debites’, o sistema utiliza o setor que já está cadastrado no debite.

Se os debites tiverem setores diferentes e selecionar o ‘Usar centro originais dos debites’, serão geradas as CPR’s por setor.

5. Data de Pagamento: data que será realizado o pagamento do debite

Data de competência: mês de lançamento do debite (no caso do sistema indicamos colocar o primeiro dia do mês de lançamento do Debite).

Exemplo: Se o Debite foi lançado em março, mas o pagamento está sendo realizado em junho, o mês de competência será março.

6. Utiliza transferência entre contas: explicação deste campo no item 8. deste manual

7. Fornecedor: Advogado/Usuário responsável pelo recebimento do pagamento do debite

8. Unidade: unidade que está vinculada ao pagamento do debite.

OBS.: no campo 4, ao marcar a opção ‘Usar centros originais dos debites’, será habilitada a opção ‘Usar unidades originais dos debites’. Marcando esta opção, o campo ficará bloqueado para preenchimento e será utilizada a unidade que foi cadastrada no debite. Segue imagem abaixo:

9. Gerar CP/CR com valor do advogado: ao marcar esta opção, a baixa será gerada com o valor do advogado

Gerar CP/CR com valor do cliente: ao marcar esta opção, a baixa será gerada com o valor do cliente

10. Reter impostos: ao marcar a opção, irá reter impostos referente ao pagamento

11. Observação: este é um campo livre para digitação, podendo inserir observações referente ao pagamento do debite. Ou se o usuário marcar a opção ‘Usar a observação dos debites’, o sistema irá trazer as observações do debite que está sendo realizada a baixa.

Abaixo segue exemplo da tela preenchida:

V. Clicar em ‘Gerar’ ao realizar o preenchimento da tela.

Ao realizar a CPR, você poderá localizá-la no menu acima do sistema, no ícone ‘Contas a Pagar’, conforme marcação abaixo:

7.2. Gerando uma Baixa

Para Gerar Baixa de um ou mais debite(s), seguir o passo a passo abaixo:

I. Pesquisar o/os debite(s) para gerar a Baixa, conforme o item 4. deste manual;

II. Selecionar o/os debite(s) e clicar no botão ‘Gerar Baixa’ e abrirá a seguinte tela e clicar em ‘SIM’:

OBS.: para selecionar mais de um debite o usuário poderá clicar na tecla ‘SHIT’ + seta para baixo ou ‘CTRL’ e clicar nos debites que deseja realizar a Baixa.

III. Ao clicar ‘SIM’, abrirá a seguinte tela:

IV. O usuário deve preencher os campos acima:

1. Doc.: selecionar o tipo que será realizado o pagamento

2. Número: selecionar qual forma de numeração – numerar geral ou numerar fatura

3. Tipo Lançamento: selecionar o tipo de pagamento referente ao debite, para localizar os tipos de lançamentos, clicar no ícone e será aberta uma nova tela com os tipos de lançamentos.

Se os debites tiverem setores diferentes e selecionar o ‘Usar centro originais dos debites’, serão geradas as CPR’s por setor.

5. Data de Pagamento: data que será realizado o pagamento do debite

Data de competência: mês de lançamento do debite (no caso do sistema indicamos colocar o primeiro dia do mês de lançamento do Debite).

Exemplo: Se o Debite foi lançado em março, mas o pagamento está sendo realizado em junho, o mês de competência será março.

6. O preenchimento deste campo é informativo, deixando livre para preenchimento.

OBS: as informações inseridas neste campo não realizam vínculo com nenhum com qualquer outra informação do sistema.

7. Portador: qual o banco que irá realizar a baixa do pagamento do debite

8. Fornecedor: Advogado responsável pelo recebimento do pagamento do debite

9. Unidade: unidade que está vinculada ao pagamento do debite.

10. Gerar CP/CR com valor do advogado: ao marcar esta opção, a baixa será gerada com o valor do advogado

Gerar CP/CR com valor do cliente: ao marcar esta opção, a baixa será gerada com o valor do cliente

Abaixo segue exemplo da tela preenchida:

V. Clicar em ‘Gerar’ ao realizar o preenchimento da tela.

Ao realizar a baixa, você poderá localizar as baixas no menu acima do sistema, no ícone ‘Contas Baixadas’, conforme marcação abaixo:

8. Transferência entre contas

Este campo deverá ser selecionado quando o cliente realiza o adiantamento de algum valor para o escritório e ao pagar alguma despesa, é realizada a transferência entre as contas.

OBS.: em alguns casos, para o escritório ter um controle sobre esse adiantamento do cliente, é cadastrada uma conta fictícia dentro do sistema. Assim, quando necessário realizar essa transferência de valores referente a algum pagamento (debite) o escritório poderá trabalhar com esse valor adiantado.

Além de poder realizar essa transferência entre contas, é possível realizar o estorno do valor adiantado para o cliente, caso esse valor não seja utilizado (item 8.3. deste manual)

8.1. Gerando uma CPR entre transferência de contas

Para Gerar CPR entre transferência de contas de um ou mais debite(s), seguir o passo a passo abaixo:

I. Na aba pesquisa, marcar o campo ‘Utiliza transferência entre contas’;

II. Ao marcar a opção acima é obrigatório selecionar os campos Advogado e Cliente para executar a pesquisa;

III. Clicar em ‘Procurar’;

IV. Selecionar o/os debite(s) e clicar no botão ‘Gerar CPR’ e abrirá a seguinte tela e clicar em ‘SIM’:

OBS.: para selecionar mais de um debite o usuário poderá clicar na tecla ‘SHIT’ + seta para baixo ou ‘CTRL’ e clicar nos debites que deseja realizar a CPR.

V. Ao clicar ‘SIM’, abrirá a seguinte tela:

1. Doc.: selecionar o tipo que será realizado o pagamento

2. Número: selecionar qual forma de numeração: numerar geral ou numerar fatura

3. Tipo Lançamento: por se tratar de uma transferência de contas, este campo será preenchido automaticamente pelo sistema

Se os debites tiverem setores diferentes e selecionar o ‘Usar centro originais dos debites’, serão geradas as CPR’s por setor.

5. Data de Pagamento: data que será realizado o pagamento do debite

Data de competência: mês de lançamento do debite (no caso do sistema indicamos colocar o primeiro dia do mês de lançamento do Debite).

Exemplo: Se o Debite foi lançado em março, mas o pagamento está sendo realizado em junho, o mês de competência será março.

6. Banco Origem: selecionar o banco que irá realizar a transferência do adiantamento do cliente

7. Banco Destino: selecionar o banco do cliente para pagamento

8. Unidade: unidade que está vinculada ao pagamento do debite

OBS.: no campo 4, ao marcar a opção ‘Usar centro originais dos debites’, será habilitada a opção ‘Usar unidades originais dos debites’. Marcando esta opção, o campo ficará bloqueado para preenchimento e será utilizada a unidade que foi cadastrada no debite. Segue imagem abaixo:

9. Observação: este é um campo livre para digitação, podendo inserir observações referente ao pagamento do debite. Ou se o usuário marcar a opção ‘Usar a observação dos debites’, o sistema irá trazer as observações do debite que está sendo realizada a baixa.

Abaixo segue exemplo da tela preenchida:

VII. Clicar em ‘Gerar’ ao realizar o preenchimento da tela.

8.2. Gerando uma Baixa entre transferência de contas

Para Gerar Baixa entre transferência de contas de um ou mais debite(s), seguir o passo a passo abaixo:

I. Na aba pesquisa, marcar o campo ‘Utiliza transferência entre contas’;

II. Ao marcar a opção acima é obrigatório selecionar os campos Advogado e Cliente para executar a pesquisa;

III. Clicar em ‘Procurar’;

IV. Selecionar o/os debite(s) e clicar no botão ‘Gerar Baixa’ e abrirá a seguinte tela e clicar em ‘SIM’:

OBS.: para selecionar mais de um debite o usuário poderá clicar na tecla ‘SHIT’ + seta para baixo ou ‘CTRL’ e clicar nos debites que deseja realizar a CPR.

V. Ao clicar ‘SIM’, abrirá a seguinte tela:

VI. O usuário irá preencher os campos acima: