TWT Info

1. Tabela de pré-cadastro

A tabela de Pré-cadastro de clientes do escritório. Esta tabela é muito importante, pois sem a inserção dos clientes no sistema, não será possível utilizar as funções como: cadastro de pastas e contratos.

1.1. Pré-Cadastro de Cliente

Para acessar a tabela de Pré-cadastro de clientes, acesse o sistema na página inicial. Posicione o mouse sobre o menu Arquivos e abrirá o ‘Pré-cadastros’, como na imagem abaixo:

Ao selecionar o módulo de Pré-cadastro, você será redirecionado a uma outra tela, como mostra a imagem abaixo:

Clicar em tabela de cadastro (01) depois, clientes (02) e cliente (03).

1.2. Tela inicial de cliente

Abrirá a tela inicial de cliente para pesquisa ou cadastro de Pré-Cliente:

A)Pesquisar: É possível realizar uma pesquisa detalhada para localizar o cliente desejado.

B)Clientes: Mostra a quantidade de clientes cadastrados.

C)Atualizar Grid: Atualiza as informações do Grid, conforme pesquisa aplicada ou inserção de novos clientes.

D) Cadastro de novo cliente: Inserir novos clientes no sistema (item 3 deste manual).

E) Filtrar: É possível realizar a pesquisa de um cliente inserindo uma palavra-chave.

F) Customizar Colunas (Setas Opostas): Ao clicar sobre o ícone das setas opostas, será apresentada uma nova janela com todos os campos disponíveis para personalizar a exibição

Do lado direito, em Campos do Grid, são apresentados os campos que estão sendo exibidos no Grid na ordem em que aparecem.

Do lado esquerdo, em Campos Disponíveis (arrumar layout no sistema), são apresentados os campos que estão disponíveis para inclusão. Para acrescentar ou retirar você deve clicar e arrastar para o local que deseja.

G) Grid: no grid são exibidos os campos disponíveis em clientes. É possível

realizar filtros pelo funil ou digitando a informação no campo  .

H) Neste campo é possível visualizar todos os clientes inseridos.

I) Exportar tabela para Excel.

2. Acessando a tabela de Pré-cadastro de cliente

2. Acessando a tabela de Pré-cadastro de cliente

Para acessar a tela de cadastro de um novo cliente, seguir o passo a passo do item 3. deste manual.

Ao acessar a tela inicial de cliente, clique no botão   e abrirá a seguinte tela:

Nesta tela há três ‘sub-abas’ para realizar o pré-cadastro de um novo cliente. São elas: cliente, financeiro e divisão.

Ao realizar a inserção das informações, clique em ‘Salvar’.

2.1. Detalhamento dos campos da aba Cliente

Os campos (01), (02), (03), são obrigatórios.

Abaixo segue explicação de cada campo:

1. Código: O código é vinculado com o CPF/CNPJ ou o código do cliente. A escolha deste campo, ocorre pela tela de parâmetros do Advwin:

Segue caminho detalhado: ‘Arquivos’ (01) depois clique em ‘K Parâmetros’ (02) em seguida, ‘Parâmetros’ (03).

a. CNPJ/CPF: ao selecionar esta opção o sistema identifica quando o CPF ou CNPJ está errado, e não permite o cadastro.

b.  Código composto: É um código composto de letras e número – a limitação deste campo é de 14 caracteres

c.  Sem checagem: É possível inserir qualquer código. Este campo é utilizado para clientes internacionais que não possuem CPF ou CNPJ.

2. Nome: Nome do cliente, este nome será vinculado às pastas do sistema do Advwin+.

3. Razão: Razão social da empresa do cliente, este será o nome que irá aparecer no boleto/NF’s.

6. Data de Cadastro: Data em que o cadastro é realizado. Esta data não é possível alterar.

5. Empreendimento: Nicho ou setor que o cliente atua.

6. Endereço: Endereço do cliente cadastrado.

7. Número: Número referente ao endereço do cliente cadastrado;

8. Complemento: Complemento referente ao endereço do cliente cadastrado;

9. Nível de importância: É possível fazer uma classificação de nível de importância do cliente;

10. Bairro: Bairro referente ao endereço do cliente cadastrado;

11. Cidade: Cidade referente ao cliente cadastrado

12. CEP: CEP referente ao cliente cadastrado

13. UF: Estado referente ao cliente cadastrado

14. País: País referente ao cliente cadastrado

15. Telefone 1: Telefone do cliente cadastrado

16. Telefone 2: Telefone do cliente cadastrado

17. FAX: Caso o cliente utilize o FAX, inserir fax do cliente cadastrado

18. Inscrição estadual: Preencher o número estadual do cliente, caso tenha

19. Contato: Nome principal do cliente;

20. Pessoa física: Se o cliente for pessoa jurídica, deixa o campo em branco

21. Código do munícipio: É o município do cliente, para a emissão da nota fiscal

22. E-mail NFSE: E-mail cadastrado para o envio do boleto. Este e-mail também aparecerá na nota fiscal.

23. Data Nascimento: No caso de pessoa física, inserir a data de nascimento do cliente.

“No caso de pessoa jurídica, o cliente pode optar por escolher uma data importante para a empresa, por exemplo: fundação da empresa.”

24. Classificação do Cliente: Tipo de serviço do cliente;

25. Site: Caso o cliente possua um site, inserir neste campo.

OBS: é importante preencher o endereço nos campos corretos e de forma correta, pois o sistema emite os boletos e NF’s de forma automática.

2.2. Detalhamento dos campos da aba Financeiro

Os campos abaixo referentes ao endereço do cliente, está vinculado a emissão do boleto.

Caso o endereço de emissão de nota fiscal e boleto sejam os mesmos, preencher com o mesmo endereço da aba Cliente.

1. Moeda: Selecionar moeda de pagamento.
2. Cliente no exterior: Caso o cliente seja do exterior, flegar o campo “cliente no exterior”.

OBS: o sistema realiza a conversão de moeda e faturamento em moeda estrangeira.

3. Endereço de cobrança: Endereço do envio de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
4. Número End. de cobrança: Número do endereço do envio de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
5. Complemento cobrança: Complemento do endereço do envio de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
6. Bairro de cobrança: Bairro do endereço do envio de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
7. Cidade de cobrança: Cidade de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
8. CEP de cobrança: CEP do endereço do envio de cobrança do cliente, pode ser o mesmo da emissão da nota fiscal
9. Unidade: Qual unidade do escritório/departamento jurídico atende o cliente
10. Observação: Campo livre de digitação
11. E-mail: e-mail de cobrança do cliente
12. Dia de fatura: Dia de faturamento do cliente
13. Desconto fatura: Desconto estipulado no contrato do cliente. Ao inserir o desconto neste campo, ele aparecerá automaticamente na fatura
14. Filial: Referente a matriz ou filial que o cliente está cadastrado;
15. Número (senha e pastas): É um ShortCode, com número sequencial do cliente que irá compor o número de pasta
16. Horas Carência: Este é um campo informativo, irá sobre pôr o que está no contrato do cliente.
17. Tipo Carência (Horas): Este é um campo informativo, irá sobre pôr o que está no contrato do cliente.
18. Solicitante é obrigatório no cadastro de ficha tempo: Habilita a obrigatoriedade do preenchimento do solicitando ao inserir uma nova ficha tempo.
19. Solicitante é obrigatório no cadastro de debite: Habilita a obrigatoriedade do preenchimento do solicitando ao inserir um novo debite.
20. Fatura em: É possível escolher o idioma em que a fatura será enviada para o cliente.
21. Observação para fatura: Campo livre de digitação, que aparecerá na fatura do cliente.
22. Login (área restrita): Login restrito aos usuários da twt.
23. Senha (área restrita): Senha restrita aos usuários da twt.
24. Contas a Receber (Códigos Contábeis): Códigos contábeis para a integração com o sistema do computador.
25. Adiantamento a Reembolsar (Código Contábeis): Código de referência para integração contábil do Advwin.
26. Capa de Fatura: Qual tipo de capa de fatura é enviado para o cliente.
27. Conta Bancária: Conta bancária/caixinha na qual serão dadas baixas financeiras do cliente.
28. Responsável pelo atendimento: Quem do escritório da TWT está atendendo o cliente.
29. Descrição Ficha Tempo e Debite em: Alerta do idioma em que a descrição será feita.
30. Retenção de impostos: Há três opções: não reter, padrão sistema ou específica.

I. Não reter: não retem impostos.

II. Padrão sistema: é possível parametrizar a retenção de imposto, deixando a padrão para o cliente. Segue caminho detalhado: ‘Arquivos’ (01), depois selecione ‘K Parâmetros ‘(02) e em seguida ‘Parâmetros ‘(03).

III. Específica: aparecerá uma tela e será preenchida de acordo com a especificação do cliente.

2.3 Detalhamento dos campos aba Divisão

Forçar o Uso da conta/identif.: É a divisão dentro do cliente.

Ela pode ocorrer de duas maneiras:

I) Divisão de produtos.

II) Divisão de setores dentro do cliente.

É possível atribuir a conta identificadora em pastas, debites, ficha tempo, contrato. O cliente pode identificar a divisão do cliente que se refere ao serviço ou ao produto.

Após o primeiro salvamento, será aberta as sub-abas: cadastro, conta identificadora, rateio entre clientes, planta, lista de contatos, propostas, contatos CRM, produtos e Advogado/Setor de Custo.

2. 4. Cadastro

Ao realizar o cadastro do cliente, será aberta uma nova tela, como mostra a imagem abaixo:

Esta é a tela inicial após o cadastro de cliente, onde irá aparecer as sub-abas: conta identificadora, rateio entre clientes, planta, lista de contatos, propostas, contatos CRM, produtos e advogado/setor de custo.  

2.5 Detalhamento dos campos da sub-aba - Conta Identificadora

Na aba “conta identificadora”, é possível cadastrar clientes secundários, que não serão cobrados.

Ao acessar a tela da conta identificadora, clique no botão  para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

O campo (01) é obrigatório.

Abaixo segue explicação de cada campo:

1. Código: O código é vinculado com o CPF/CNPJ ou o código do cliente.

2. Descrição: Descrição do cliente que está sendo cadastrado.

3. Setor: Setor de custo responsável.

4. Solicitante: O cadastro do solicitante é feito na tela de ‘Lista de contatos’.

5. Ativo: Selecionar ‘sim’ ou ‘não’.

6. Contrato: Contratos que estão vinculados na pasta.

7. Grupo Econômico: Identificação das empresas que fazem parte de um mesmo grupo.

8. Grupo Financeiro: Identificação das empresas que fazem parte de um mesmo grupo.

9.Empreendimento: Se refere a qualquer projeto ou iniciativa com o objetivo de alcançar um resultado específico, geralmente relacionado a negócios ou desenvolvimento. um empreendimento envolve a concepção de uma ideia, planejamento, execução e gestão de atividades para alcançar metas e gerar valor. Por exemplo: Engenharia; Medicina; Direito.

10. Nível de importância: Refere-se à medida de relevância ou prioridade do cliente em relação a outros no contexto determinado pelo escritório.

11. Classificação Cliente: É uma tabela usada para segmentar e categorizar seus clientes com base em vários critérios, como o valor econômico e comportamento de compra.

12. Data Jurídica: Data do início da vigência do cadastro.

13. Data de abertura: Data de abertura do cadastro do cliente.

14. Situação: Situação cadastral da conta identificadora.

15. Inscrição Municipal: Número da inscrição municipal do contribuinte ao Cadastro Tributário Municipal.

16. Inscrição Estadual: Número da inscrição estadual do contribuinte do ICMS.

17. Nire: Número de identificação do Registro de empresas, obrigatório para empresas do ramo comercial.

18. Segmento: Segmento de mercado.

19. Endereço: Endereço da conta identificadora.

20. Número.

21. Complemento.

22. Bairro.

23. Cidade.

24. UF.

25. CEP.

26. País. 

2.6 Detalhamento dos campos da sub-aba Rateio entre clientes

Nessa aba é possível realizar uma ‘divisão’ entre contas clientes.

Ao acessar a sub-aba rateio entre clientes, clique no botão   para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

A. Percentual: % de participação de determinado cliente no rateio. Ex: Caso o rateio seja feiro entre quatro clientes, ficará 25% para cada.

B. Rateio: é possível filtrar entre as pastas dos clientes já cadastradas e selecionar quais estarão envolvidos no rateio. Como mostra a tela abaixo:

2.7 Detalhamento dos campos da sub-aba Planta

A sub-aba ‘Planta’ serve para criar uma divisão de plantas ou unidades do cliente. Este campo pode ser preenchido somente no módulo de pastas.

Ao acessar a sub-aba planta, clique no botão   para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

1. Cliente: Campo preenchido automaticamente.
2. Descrição: Nome da unidade/divisão que está sendo criada.
3. Id: Número da planta inserida. (segue a ordem de plantas lançadas no cadastro do cliente).
4. Cancelar: Cancela o cadastro da planta.
5. Salva: Salva o cadastro da planta.

2.8 Detalhamento dos campos da sub-aba Lista de contatos

I. Caso o cliente seja pessoa jurídica, é possível inserir os contatos da empresa nesta sub-aba.

II. Ao acessar a sub-aba lista de contatos, clique no botão  para inserir um novo contato e abrirá a seguinte tela:

1. Cliente: Campo preenchido automaticamente com o cliente.
2. Descrição: Breve descrição do contato que está sendo cadastrado.
3. Nome: Nome do contato cadastrado.
4. Endereço;
5. E-mail: E-mail do contato que está sendo cadastrado.
6. Telefone;
7. Telefone;
8. Fax;
9. Data Aniversário;
10. Status: Selecione o se o contato está ativo ou não.

IV. Após preencher todos os campos, clique em ‘Salvar’ ou ‘Cancelar’ para finalizar.

* O campo em vermelho é obrigatório.

2.9 Detalhamento dos campos da sub-aba Propostas

I. Na sub-aba ‘propostas’ é possível fazer o cadastro de novas propostas de serviços para o cliente e controlar o relacionamento de vendas.

II. Ao acessar a sub-aba propostas, clique no botão  para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

1.GED: Ao clicar neste ícone, o sistema abrirá a tela padrão do GED, basta arrastar o documento até o retângulo pontilhado.

2. Fechada: Ao clicar neste ícone, o status da proposta é alterado para ‘fechada’.

3. Recusada: Ao clicar neste ícone, o status da proposta é alterado para ‘recusada’.

4. Novo Prazo: Ao clicar neste ícone, uma nova guia com a tela de cadastro de um prazo abrirá.

5. Identificador proposta: Tipo da proposta que está sendo cadastrada. (campo configurado através da tabela de Pré-Cadastro)

6. Número: Número da proposta que está sendo cadastrada. Ao clicarem ‘numerar’, ela será automaticamente numerada.

7. Cliente: Campo preenchido automaticamente com o nome do cliente.

8. Entega: Data de entrega da proposta.

9.Validade: Data de validade da proposta.

10. Fechamento: Data de fechamento da proposta.

11. Descrição: Descrição do tipo de serviço ou da proposta.

12. Quantidade: A quantidade está relacionada ao produto, sendo assim de o produto for ‘Horas de trabalho’ e em quantidade estiver ‘10’, então serão ’10 horas de trabalho’.

13.Produto: Produto da proposta.

14.Valor1;

15.Valor2;

16.Cond.Pag: Condição de pagamento.

17.Tipo: Tipo da proposta. (Proposta em negociação/Proposta inicial/Proposta Final).

18.Porcentagem;

19.Setor de custo: Setor de custo relacionado a proposta.

20.Status:

21. Substatus: Selecione o substatus da proposta.

22. Unidade: Selecione a unidade.

23. Responsável: Advogado/Colaborador responsável pela proposta.

24. Vendedor: Advogado/Colaborador responsável pela venda.

25. Observação: Campo de livre digitação, normalmente usado para adicionar informações a respeito do fechamento da proposta.

26. Lide Interno;

27. Lide Externo;

III. Após preencher todos os campos, clique em ‘Salvar’ ou ‘Cancelar’ para finalizar.

* O campo em vermelho é obrigatório.

2.10 Detalhamento dos campos da sub-aba Contatos CRM

Nesta sub-aba é possível cadastrar todas as conversas realizadas com o cliente.

Ao acessar a sub-aba contatos (CRM), clique no botão   para inserir um novo registro e abrirá a seguinte tela:

1. Cliente: Campo preenchido automaticamente com o nome do cliente.
2. Usuário: Campo preenchido automaticamente com o usuário que estiver logado no sistema.
3. Data: Data de realização do contato CRM.
4. Texto: Informações relevantes acerca do contato que foi feito.
5. Tipo: Selecione o tipo de contato feito.
6. Contato ativo: Marque este campo se o contato estiver ativo
7. ID: ID do cliente.

 III. Após preencher todos os campos, clique em ‘Salvar’ ou ‘Cancelar’ para finalizar.

2.11 Detalhamento dos campos da sub-aba Produtos

I. Neste campo é possível visualizar os produtos cadastrados. Para cadastrar um novo produto basta seguir as orientações do “manual de Produtos.”

II. Ao acessar a sub-aba produtos, clique no botão  para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

1.Pesquisa: Pesquisa por produtos cadastrados no sistema.

2. Filtrar: Clique aqui para filtrar os produtos de acordo com a pesquisa que deseja fazer.

3.Procurar: Campo de livre digitação para buscar por produtos cadastrados.

4. Lista de produtos cadastrados no sistema.

 III. Após preencher todos os campos, clique em ‘Salvar’ ou ‘Cancelar’ para finalizar.

2.12 Detalhamento dos campos da sub-aba Advogados/ Setor de Custo

I. Nesta sub-aba é possível definir o setor do cliente, advogado, advogado sócio.

II. Ao acessar a sub-aba advogado/setor de custo, clique no botão para inserir uma nova e abrirá a seguinte tela:

1.Setor de custo: Selecione o setor de custo do advogado que estará vinculado ao cadastro do cliente.

2. Advogado: Selecione o advogado cadastrado.

3. Advogado Sócio: Selecione o advogado sócio.

4. Escritório resp/correspondente: Selecione o escritório responsável ou correspondente que estará vinculado ao cadastro do cliente.

III. Após preencher todos os campos, clique em ‘Salvar’ ou ‘Cancelar’ para finalizar.

* O campo em vermelho é obrigatório.

IV. Ao inserir uma pasta relacionado ao cliente, os campos setor, advogado, advogado sócio, escritório respo/correspondente, serão preenchidos automaticamente.

V. É possível deixar pré-definido este preenchimento, conforme parametrização de cada cliente.

3.13. Perfil – Regras

Nesta aba é possível vincular um perfil ao cliente. Para mais informações sobre o cadastro de perfis, acesse o manual “Pré-cadastro Perfil Regra”.

I. Selecione o perfil que deseja vincular ao cliente na tabela (01), clique na seta (02) assim o perfil migra para a tabela (03) e passará a estar vinculado ao cliente. Para reverter esse processo, basta selecionar o perfil na tabela (03) e clicar na seta (04).

II. Ao associar um perfil, o sistema emitirá um alerta:

III. Quando for feita a operação contraria também aparecerá um alerta na tela, confirmando a dissociação:

4. GED

Após salvar o cadastro do cliente, é possível adicionar Ged’s.

I. Para adicionar Ged ao cadastro do cliente, basta acessar a tela inicial do cadastro e clicar no ícone em destaque na imagem (01).

I. A tela de Ged, padrão do sistema abrirá em uma janela:

II. Selecione o documento e arraste-o até a área pontilhada (02) e solte o arquivo.

4. Trocar Código

Após salvar o cadastro do cliente, é possível realizar a troca do código, basta clicar no botão ‘Trocar Código’ (01).

I. Ao clicar no botão, a tela para trocar o código abrirá:

1. Código atual/antigo do cliente.
2. Código novo.
3. Ao clicar em ‘Não’ o código não será trocado.
4. Ao clicar em ‘Sim’ o código é trocado e salvo.